Każda firma handlowa lub produkcyjno-handlowa stawia na jak największą sprzedaż swoich towarów. Rzeczą oczywistą jest, iż celem przetrwania oraz uzyskania dochodu każdej firmy jest jak największy obrót i marża. Realizując transakcje sprzedaży, a także mając na uwadze zarówno wydajność pracy, jak i obowiązki związane z prowadzeniem firmy, często zapominamy o elementach naszego procesu, które należy we właściwy sposób dokumentować, co skutkuje nieuchronnym zainteresowaniem fiskusa.
Przykładowa firma X dokonuje obrotu towarowego na dużą skalę, inaczej mówiąc kupuje i sprzedaje znaczne ilości towaru z marżą, która - w zależności od rynku - mieści się w przedziale od 1,5% do 20%. Pracownicy działu sprzedaży skupiają się w większości na tym, jak pozyskać klienta i jak najdrożej sprzedać towar, ponieważ tak postrzegają swój zakres obowiązków. Firma X sprzedając na rynki unijne i do krajów trzecich, optymalizując koszty transportu, robi to według swojej wiedzy z myślą, iż przeprowadza transakcje trójstronne „neutralizując” po drodze listy przewozowe.
Realizując takie transakcje na terenie Unii Europejskiej oraz poza nią firma X stosuje preferencyjną stawkę VAT w wysokości 0%. W związku z tym, co miesiąc wnioskuje o zwrot już naliczonego podatku VAT, co skutkuje zazwyczaj kontrolą sprawdzającą organu skarbowego, jeszcze zanim nadwyżka podatku zostanie zwrócona. Wystarczy niedopełnienie któregokolwiek elementu prawnego transakcji handlowej oraz brak prawidłowych dowodów (dokumentów) i z „urzędowego sprawdzania” zaczyna się pełna kontrola organu w firmie X.
Najczęstsze zarzuty organu skarbowego podczas kontroli dotyczą:
• braków w korespondencji z odbiorcą (zamawiającym towar);
• nieprawidłowo wypełnionych listów przewozowych lub ich braku;
• błędów w naliczeniu podatku VAT przez kontrahenta – nabywcę.
Powtarzające się powyższe błędy powodują wszczęcie postępowania o proceder tzw. karuzeli podatkowej, czyli inaczej czynny udział w obejściu opłaty należności z tytułu podatków.
Należy zatem pamiętać, aby należycie przeprowadzić transakcję handlową. Trzeba obsłużyć kontrahenta wykorzystując narzędzia informatyczne firmy tak, aby można było odtworzyć cały przebieg danej transakcji wraz z korespondencją. Będzie to potwierdzeniem prawidłowo wykonanego procesu sprzedaży. Należy przy tym pamiętać, że używanie tzw. komunikatorów internetowych do porozumiewania się z kontrahentem możliwe jest tylko i wyłącznie w przypadku, gdy są one własnością firmy i regularnie robiony jest z nich backup.
Listy przewozowe należy wypełniać zgodnie z konwencjami dla danego środka transportu. Ponieważ na terenie UE najczęściej mamy do czynienia z transportem drogowym, to w tym przypadku z Konwencją CMR. Należy pamiętać, że nie ma w prawie „neutralizacji” dokumentów przewozowych. W transakcjach trójstronnych i łańcuchowych trzeba pamiętać o tym, iż pierwszy w łańcuchu podmiot/kontrahent widzi ostatniego i na odwrót. Ponadto, aby prawidłowo taką transakcję rozliczyć w deklaracji VAT, wszyscy w tym łańcuchu muszą być o sobie poinformowani.
Transakcje te są ryzykowne z punktu widzenia biznesu, niemniej jednak są one stałym elementem w łańcuchach dostaw. Należy zatem znaleźć najskuteczniejsze metody, aby prawidłowo zabezpieczyć interes firmy. Każdy nasz kontrahent zobowiązany jest do naliczenia swojej stawki VAT od wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru (obowiązującego w konkretnym państwie Unii Europejskiej). Jeżeli tego nie uczyni, to zbywający towar jest zobligowany do uiszczenia od danej transakcji podatku wg. stawki VAT obowiązującej w jego kraju.
Podsumowanie
Praca z nieuczciwymi kontrahentami może, niestety, być bolesna. Nieświadome podejście pracowników działów handlowych często jest ryzykowne, co skutkuje brakiem możliwości potwierdzenia należytej staranności w procesie sprzedaży i udokumentowania dowodowego całej transakcji.Autor: dr Izabella Tymińska, ekspert ds. ceł, prawa celnego, handlu zagranicznego
