Ten artykuł pokazuje dwa najczęstsze scenariusze, które prowadzą do poważnych błędów w rozliczeniach i wypłatach. Wyjaśnia też, dlaczego warto zlecić obsługę firmie, która realizuje cały proces — od tachografu po listę płac kierowcy — z własnym działem kadr i płac.
Masz rozliczenia? To dobrze.
Ale jeśli lista płac kierowcy nie odzwierciedla ewidencji czasu pracy – Twoja firma narażona jest na błędy, roszczenia i kary. Wielu przewoźników zakłada, że skoro mają podpisaną umowę na rozliczanie czasu pracy kierowców, to wszystko jest pod kontrolą.Ale w praktyce bardzo często spotykamy sytuację, w której:
◾ ewidencja jest przygotowana poprawnie,
◾ lista płac jest naliczona… „jakoś”,
◾ a dokumentacja w całości nie wytrzymuje kontroli PIP, ZUS ani sądu pracy.
Największy problem?
Brak powiązania między rozliczeniem czasu pracy a wynagrodzeniem.
Inaczej mówiąc: lista płac kierowcy żyje własnym życiem.
❌ Przypadek 1: Rozliczenia i kadry działają osobno
Często spotykany model:◾ Firma rozliczająca przekazuje dane w Excelu lub PDF,
◾ Kadrowa lub biuro rachunkowe przepisuje tylko część danych,
◾ Brakuje wiedzy o prawidłowym sposobie naliczania dodatków, ryczałtów czy pracy w porze nocnej oraz zastosowania dozwolonych przez przepisy składników obniżających podstawy oskładkowania i opodatkowania.
Efekt? Na liście płac:
◾ nie ma wszystkich składników zmiennych,◾ dieta wirtualna potraktowana jako „nagroda”,
◾ płaca minimalna w UE pominięta lub źle ujęta,
◾ brak spójności z umowami o pracę i regulaminami pracy i wynagradzania.
❌ Przypadek 2: Przewoźnik próbuje sam scalać dane od różnych dostawców
Druga wersja problemu:Przewoźnik otrzymuje ewidencję, ale samodzielnie lub z pomocą niewyspecjalizowanego partnera kadrowego przygotowuje listy płac. I znów — rozdzielenie wiedzy od działania skutkuje błędami.
Lista płac kierowcy, która jest niezgodna z ewidencją 2
KONKRETNY PRZYKŁAD: Nie naliczano wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych składników
🚩Podczas jednej z analiz przejęcia klienta, zespół KOBEN odkrył, że:
◾ wynagrodzenie urlopowe kierowców naliczano wyłącznie na podstawie pensji zasadniczej,
◾ całkowicie pomijano składniki zmienne, takie jak dodatki za porę nocną, nadgodziny czy płacę minimalną w UE.
🚩Dla kierowcy oznaczało to niższe wypłaty za czas urlopu, a dla firmy — ryzyko:
◾ sporów sądowych,
◾ wyrównania wypłat + odsetki,
◾ odpowiedzialności przed PIP.
To realny koszt wynikający z prostego, ale bardzo powszechnego błędu:
listy płac przygotowuje kadrowa, która nie zna zasad wynagradzania kierowców w transporcie.
W wielu biurach rachunkowych rozliczających różne branże, zatrudniona jest kadrowa obsługująca wszystkich pracowników w identyczny sposób – bez uwzględnienia specyfiki transportu. A ta znacząco różni się od standardowych etatów:
◾ inne zasady ewidencji,
◾ inne składniki wynagrodzenia,
◾ obowiązek uwzględniania płacy minimalnej w krajach UE,
◾ ryczałty, dodatki nocne, odbiór nadgodzin,
◾ i szczególne wymogi dokumentacyjne.
Bez tej wiedzy — nawet poprawna ewidencja czasu pracy kierowcy traci wartość, bo lista płac nie oddaje rzeczywistości. A to przekłada się na błędne wypłaty, ryzyko kontroli i możliwe roszczenia pracownicze.
Odpowiedzialność zawsze spada na pracodawcę
Zgodnie z Kodeksem pracy i ustawą o czasie pracy kierowców:◾ pracodawca ewidencjonuje czas pracy,
◾ rozlicza i wypłaca wynagrodzenie,
◾ musi zapewnić zgodność z regulaminem oraz przepisami krajowymi i unijnymi.
Brak spójności między dokumentami — to nie problem kadrowej. To formalna nieprawidłowość, za którą odpowiada przewoźnik.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Źródło: Koben
