Wirtualna dieta kierowcy to jedno z kluczowych, a jednocześnie często problematycznych zagadnień w branży transportowej. Pojęcie to odnosi się do wynagrodzenia kierowców pracujących w międzynarodowych przewozach drogowych, co sprawia, że jego znajomość jest niezbędna dla prawidłowego rozliczania płac i podatków.
Na czym polega wirtualna dieta kierowcy?
Wirtualna dieta nie ma swojej precyzyjnej definicji w przepisach prawa – ani krajowego, ani unijnego. Jest to termin techniczny, stosowany w branży transportowej do obliczeń ulg podatkowych i składkowych dla ZUS i PIT. Dzięki niej można obniżyć podstawę wymiaru składek i podatków dla kierowców pracujących w międzynarodowym transporcie drogowym.Termin wirtualnej diety pojawił się w 2022 roku, gdy Pakiet Mobilności zmienił zasady rozliczania podróży służbowych kierowców międzynarodowych. Usunięcie ich z kategorii podróży służbowych wykluczyło możliwość korzystania z delegacji, a nowelizacja z 2023 roku wprowadziła ujednolicone stawki wirtualnej diety zagranicznej, która jest obecnie kluczowym elementem rozliczeń wynagrodzeń w transporcie międzynarodowym.
Ile wynosi wirtualna dieta?
Początkowo wirtualne diety obliczano na podstawie dziennych stawek przypisanych do konkretnych krajów oraz czasu, jaki kierowca spędzał na ich terytorium. Obecnie jednak ta metoda jest nieaktualna, ponieważ wirtualna dieta ma stałą wartość, niezależnie od kraju, do którego kierowca się udaje. Nowe przepisy wprowadziły sztywne stawki, które obowiązują w całej Europie.Od ubiegłorocznej nowelizacji obowiązują dwie różne stawki wirtualnej diety – jedna do obliczeń na potrzeby ZUS, druga do PIT.
✅Stawka wirtualnej diety dla ZUS wynosi 60 euro za każdy dzień pracy kierowcy za granicą, jeśli jego miesięczne wynagrodzenie przekracza przeciętną pensję (w 2024 roku wynosi ona 7824 zł brutto). Kwota ta pozwala zmniejszyć przychód, który stanowi podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, z zastrzeżeniem, że podstawa ta nie może być niższa od przeciętnego wynagrodzenia. Jeżeli kierowca zarabia mniej niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie, przepis ten nie ma zastosowania.
✅Stawka wirtualnej diety dla PIT wynosi 20 euro za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą. Taka kwota jest zwolniona z podatku dochodowego zarówno dla osób zatrudnionych na umowie o pracę, jak i tych pracujących na umowę zlecenie.
Dieta wirtualna a niepełny dzień podróży zagranicznej
W przypadku wirtualnych diet, stawki 60 euro i 20 euro obowiązują za każdy pełny dzień spędzony za granicą, co oznacza przynajmniej 12 godzin. Jeśli jednak kierowca przebywa za granicą krócej, wysokość diety jest proporcjonalnie zmniejszana.Gdy podróż trwa do 8 godzin, przysługuje 1/3 pełnej stawki (czyli 1/3 z 60 euro lub 20 euro), natomiast w przypadku podróży trwającej od 8 do 12 godzin, nalicza się połowę stawki (1/2 z 60 euro lub 20 euro).
Czy wirtualna dieta jest kosztem?
Często pojawiającym się pytaniem w związku z wirtualną dietą jest to, czy można ją traktować jako koszt podatkowy. Warto podkreślić, że wirtualna dieta to specyficzne i techniczne rozwiązanie, co oznacza, że:• dieta wirtualna nie jest żadnym dodatkowym składnikiem do wypłaty, który przysługuje kierowcy i który to wpływałby na wysokość jego przychodu,
• dieta wirtualna nie jest wypłacana fizycznie kierowcy wykonującemu międzynarodowe przewozy drogowe,
• dieta wirtualna nie jest tym samym kosztem podatkowym dla pracodawcy,
• diety wirtualnej nie powinno się w związku z tym uwzględniać na liście płac jako składnika wynagrodzenia,
• dieta wirtualna nie jest ponadto tym samym, co „sanitariaty”, o których mowa w art. 26g ust. 1 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców („sanitariaty” to nowy dodatek, który pojawił się w ustawie o czasie pracy kierowców w związku z nowelizacją z 2023 roku).
