Trzy czy pięć (a czasem sześć)
Artykuł 95 § 1 Kodeksu Karnego Skarbowego określa, iż „Kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje dokumentów mających znaczenie dla kontroli celnej, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych”. W przeliczeniu na złotówki sto osiemdziesiąt stawek dziennych to nieco ponad 7 milionów, warto więc przyjrzeć się bliżej odpowiednim paragrafom.Czytając literalnie Unijny Kodeks Celny, szybko dojdziemy do - błędnego niestety – wniosku, iż wszelkie dokumenty mamy obowiązek przechowywać przez okres 3 lat. Tak przynajmniej sugeruje treść art. 51 Unijnego Kodeksu Celnego:
1. "Dla potrzeb kontroli celnych osoba, której to dotyczy przechowuje przez okres co najmniej trzech lat dokumenty i informacje, o których mowa w art. 15 ust. 1, na dowolnym nośniku dostępnym organom celnym i akceptowanym przez nie."
Wydaje się, że już prościej nie można – trzy lata i możemy z czystym sumieniem uruchamiać niszczarkę. Sęk w tym, że jeżeli sięgniemy do polskiej ustawy Prawo Celne, to mamy tu inny termin - art. 9 ustawy mówi bowiem, iż "Termin przechowywania dokumentów i informacji, o którym mowa w art. 51 ust. 1 unijnego kodeksu celnego, wynosi 5 lat".
Warto także pamiętać, że zgłoszenia celne mają zwykle takie czy inne odniesienie również do podatków (szczególnie VAT-u i akcyzy), zaś dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Trzeba przy tym zachować szczególną ostrożność w przypadku spraw z ostatniej dekady grudnia, bowiem termin płatności podatków może w tym przypadku zahaczać o kolejny rok (zgodnie z art. 108 UKC oraz z art. 65 ustawy Prawo Celne, termin zapłaty długu celnego wynosi 10 dni, liczonych od daty powiadomienia dłużnika o długu celnym).
Kto i co musi
Wiemy już przez ile czasu, do kompletu brakuje nam informacji kto i co musi przechowywać. Unijny Kodeks Celny, z właściwą sobie precyzją mówi o "wszelkich wymaganych dokumentach i informacjach" (art. 15 ust. 1), więc jak zwykle nie będzie do niczego pomocny. Na szczęście (??) nasze krajowe organy, w postaci Ministra Rozwoju i Finansów, postanowiły doprecyzować to ogólnikowe gęganie, wydając w dniu 25.05.2017 r. rozporządzenie w sprawie dokumentów mających znaczenie dla kontroli celno-skarbowej "w zakresie przestrzegania przepisów prawa celnego, innych przepisów związanych z przywozem i wywozem towarów oraz przepisów z zakresu refundacji wywozowych, a także osób obowiązanych do przechowywania tych dokumentów".Paragraf 3 w/w rozporządzenia wskazuje aż 15 kategorii osób zobowiązanych do przechowywania dokumentów mających znaczenie dla kontroli celnej. Są to:
"1) zgłaszający i osoba uprawniona do korzystania z procedury celnej lub uregulowania sytuacji towarów – w przypadku dokumentów związanych z dokonanym zgłoszeniem celnym, zgłoszeniem do powrotnego wywozu lub powiadomieniem o powrotnym wywozie oraz z korzystaniem z procedury celnej i dokumentów, które nie były przedstawiane organom Krajowej Administracji Skarbowej wraz ze zgłoszeniem elektronicznym lub powiadomieniem elektronicznym;
2) przedstawiciel celny, o którym mowa w przepisach prawa celnego – w przypadku dokumentów potwierdzających uprawnienie do działania jako przedstawiciel celny oraz w przypadku dokumentów związanych z dokonanym zgłoszeniem celnym, jeżeli wynika to z zakresu umocowania do działania jako przedstawiciel celny;
3) osoba składająca przywozową lub wywozową deklarację skróconą lub przyjmująca odpowiedzialność za przywóz towarów na obszar celny Unii Europejskiej lub wywóz z tego obszaru albo osoba składająca deklarację do czasowego składowania – w przypadku dokumentów związanych z przywozem i wywozem towarów oraz deklaracji skróconych;
4) prowadzący skład celny, magazyn czasowego składowania lub magazyn żywnościowy – w przypadku dokumentów związanych z prowadzeniem składów celnych, magazynów czasowego składowania lub magazynów żywnościowych;
5) zarządzający wolnym obszarem celnym lub prowadzący działalność w wolnym obszarze celnym – w przypadku dokumentów związanych z zarządzaniem wolnym obszarem celnym lub prowadzoną działalnością w wolnym obszarze celnym;
6) przewoźnik i spedytor – w przypadku dokumentów związanych z dokonanym przewozem lub spedycją;
7) dłużnik – w przypadku dokumentów związanych z powstaniem długu celnego i pokryciem kwoty wynikającej z długu celnego;
8) osoba pośrednio lub bezpośrednio uczestnicząca w operacjach dokonywanych w ramach wymiany towarowej – w przypadku dokumentów związanych ze stosowaniem przepisów prawa celnego oraz innych przepisów związanych z przywozem i wywozem towarów;
9) prowadzący skład podatkowy – w przypadku dokumentów związanych z przywozem i wywozem towarów będących wyrobami akcyzowymi (w zakresie ich importu lub eksportu w rozumieniu prawa podatkowego);
10) korzystający ze specjalnych refundacji wywozowych przyznawanych w związku ze składowaniem celnym lub przetwarzaniem przed wywozem – w przypadku dokumentów związanych ze składowaniem celnym lub przetwarzaniem towarów;
11) producent towarów wywożonych z refundacją wywozową – w przypadku dokumentów związanych ze stosowaniem zgłoszonej i zarejestrowanej w agencji płatniczej receptury oraz dokumentów dotyczących deklarowanego zużycia surowców wykorzystywanych przy produkcji towarów wywożonych z wnioskiem o refundację wywozową;
12) podmiot dokonujący wywozu produktów rolnych do państw trzecich i otrzymujący subwencje z Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji – w przypadku dokumentów związanych z potwierdzeniem spełnienia warunków wymaganych do korzystania z refundacji eksportowych;
13) kierownik jednostki, w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – w przypadku wszelkich dokumentów wytwarzanych lub otrzymywanych przez jednostkę, mogących mieć znaczenie dla kontroli celno-skarbowej;
14) przedsiębiorca posiadający pozwolenie AEO lub jego przedstawiciel celny, o którym mowa w przepisach prawa celnego, oraz posiadacz pozwolenia, którego wydanie uzależnione jest od spełnienia kryterium określonego w art. 39 UKC – w przypadku dokumentów, o których mowa w § 2 pkt 32 cytowanego rozporządzenia;
15) podmiot prowadzący działalność gospodarczą podlegającą kontroli, o którym mowa w art. 74 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej – w przypadku dokumentów dotyczących urzędowego sprawdzenia, o których mowa w § 2 pkt 33 cytowanego rozporządzenia, w zakresie, w jakim dotyczą przepisów prawa celnego."
Zwróćmy uwagę na szczególny wytrych wetknięty dokładnie w środek listy, pomiędzy punkty nie budzące większych wątpliwości, a mianowicie na punkt 8 w brzmieniu: "osoba pośrednio lub bezpośrednio uczestnicząca w operacjach dokonywanych w ramach wymiany towarowej (…)". Pod tę definicję można właściwie podciągnąć każdego gagatka, którego właściwe organy zapragną przeczołgać: kierowcę, magazyniera, agenta celnego i Bóg wie kogo jeszcze.
Rzućmy jeszcze okiem na to, jakie dokumenty rzeczone osoby mają obowiązek przechowywać. Nie jest to bynajmniej krótka lista, liczy sobie bowiem aż 38 rodzajów dokumentów (choć oczywiście niektóre kategorie dotyczą tylko wybranych podmiotów):
"1) dokumenty wydawane lub potwierdzane przez organy Krajowej Administracji Skarbowej, takie jak:
a) pozwolenia,
b) zezwolenia,
c) świadectwa,
d) zawiadomienia,
e) powiadomienia,
f) zaświadczenia,
g) pokwitowania, w tym dowód uiszczenia kwoty wynikającej z długu celnego, potwierdzenie złożenia zabezpieczenia oraz dokonania innych wpłat na rzecz organów Krajowej Administracji Skarbowej,
h) protokoły,
i) dokumenty potwierdzające dokonanie zgłoszenia celnego, zgłoszenia do powrotnego wywozu oraz powiadomienia o powrotnym wywozie,
j) certyfikaty;
2) inne niż określone w pkt 1 lit. a i b decyzje oraz postanowienia wydawane przez organy Krajowej Administracji Skarbowej;
3) orzeczenia wydawane w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe;
4) złożone wnioski oraz wydane decyzje związane z przywozem towarów objętych kontyngentem taryfowym;
5) dokumenty potwierdzające status celny towarów;
6) faktury, kontrakty, umowy, świadectwa pochodzenia i inne dokumenty służące w szczególności do ustalania wartości celnej, warunków dostawy, klasyfikacji taryfowej, kraju pochodzenia towaru oraz potwierdzające spełnienie warunków wymaganych do korzystania z preferencji celnych;
7) przywozowe i wywozowe deklaracje skrócone lub inne dokumenty wykorzystane w charakterze deklaracji skróconej oraz deklaracje do czasowego składowania;
8) dokumenty stanowiące powiadomienie o przybyciu środka transportu i przedstawienie towaru organom celnym;
9) zapisy na elektronicznych nośnikach informacji zawierające komunikaty dokumentów, o których mowa w pkt 7 i 8;
10) regulaminy, których obowiązek sporządzenia wynika z przepisów prawa celnego;
11) ewidencje i rejestry, których obowiązek prowadzenia wynika z przepisów prawa celnego, w tym:
a) ewidencja prowadzona na podstawie art. 148 ust. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 z dnia 9 października 2013 r. ustanawiającego unijny kodeks celny (Dz. Urz. UE L 269 z 10.10.2013, str. 1, z późn. zm.3)), zwanego dalej „UKC”,
b) ewidencje, inne niż te, o których mowa w art. 214 ust. 1 UKC, prowadzone w związku z korzystaniem z procedury celnej lub uregulowaniem sytuacji towaru, jeżeli taki obowiązek został określony przez organ Krajowej Administracji Skarbowej,
c) ewidencje i rejestry prowadzone przez osoby zarządzające magazynami żywnościowymi,
d) ewidencja prowadzona w związku z korzystaniem z uproszczenia, o którym mowa w art. 182 UKC,
e) ewidencje prowadzone na podstawie art. 214 ust. 1 UKC;
12) zapisy na elektronicznych nośnikach informacji z ewidencji i rejestrów, o których mowa w pkt 11, jeżeli ewidencje i rejestry są prowadzone z zastosowaniem technik elektronicznego przetwarzania danych;
13) zapisy na elektronicznych nośnikach informacji zawierające komunikaty o dostarczeniu towaru oraz uwagach rozładunkowych, przesyłanych z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego w ramach procedury tranzytu;
14) złożone wnioski oraz wydane decyzje związane z ochroną praw własności intelektualnej;
15) dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów dotyczących posiadania, obrotu lub rozpowszechniania towarów, od spełnienia których ratyfikowane umowy międzynarodowe lub przepisy odrębne uzależniają przywóz lub wywóz tych towarów;
16) dokumenty potwierdzające spełnienie warunków wymaganych do korzystania ze zwolnień z należności celnych przywozowych oraz z wyłączeń z zakazów i ograniczeń w obrocie;
17) zgłoszenia celne, zgłoszenia do powrotnego wywozu oraz powiadomienia o powrotnym wywozie, w tym także zgłoszenia celne uzupełniające oraz dokumenty wymagane do objęcia towaru procedurą celną lub uregulowania sytuacji towaru;
18) zapisy na elektronicznych nośnikach informacji, jeżeli zgłoszenie celne, zgłoszenie do powrotnego wywozu lub powiadomienie o powrotnym wywozie zostało dokonane z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego;
19) dokumenty potwierdzające objęcie towarów procedurą celną lub uregulowanie sytuacji towarów;
20) dokumenty handlowe lub administracyjne przedkładane organom Krajowej Administracji Skarbowej jako zgłoszenie uproszczone;
21) pozwolenia na wykonywanie prac budowlanych na terenie wolnego obszaru celnego;
22) upoważnienia do działania jako przedstawiciel celny;
23) zaświadczenia o wpisaniu na listę agentów celnych;
24) dokumenty określające status prawny osoby wprowadzającej towar lub wyprowadzającej towar podlegający kontroli wykonywanej przez Krajową Administrację Skarbową;
25) dokumenty bankowe oraz inne dokumenty potwierdzające rozliczenie należności i zobowiązań z kontrahentami;
26) dokumenty gwarancyjne zabezpieczające kwotę długu celnego i innych opłat ponoszonych w odniesieniu do przywożonych, przewożonych i wywożonych towarów;
27) dokumenty dotyczące transportu i spedycji, w szczególności umowa przewozu, dokumenty przewozowe, faktury lub inne dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty za przewóz;
28) księgi podatkowe, o których mowa w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, 648, 768 i 935), oraz dokumenty stanowiące podstawę dokonanych w nich zapisów, a także dokumentacja, dowody księgowe oraz sprawozdania finansowe, o których mowa w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 61, 245 i 791);
29) dokumenty dotyczące towarów objętych Wspólną Polityką Rolną;
30) dokumenty dotyczące badań laboratoryjnych;
31) ewidencje i rejestry, których obowiązek prowadzenia wynika z przepisów odrębnych;
32) dokumenty dotyczące czynności audytowych;
33) dokumenty dotyczące urzędowego sprawdzenia w zakresie określonym przepisami prawa celnego;
34) pozwolenia przywozu lub wywozu i licencje przywozowe lub wywozowe;
35) dokumenty potwierdzające dokonanie przywozu towaru na terytorium państwa trzeciego;
36) dokumenty potwierdzające jakość towaru;
37) dokumenty ubezpieczeniowe dotyczące towarów przywożonych na obszar Unii Europejskiej oraz towarów wywożonych z tego obszaru;
38) dokumenty zawierające wyniki audytów wewnętrznych".
Nerwica czy paranoja?
Podobno brak zaufania do samego siebie jest objawem nerwicy natręctw. Krajowej Administracji Skarbowej przydałby się zatem dobry specjalista z dziedziny zdrowia psychicznego, ponieważ niektóre z wymienionych powyżej punktów wskazują ewidentnie na to, że organy celno-skarbowe nie mają do siebie samych za grosz zaufania. Z jakiego bowiem powodu wymaga się przechowywania przez stosowny okres dokumentów, które są wydawane, rejestrowane czy też zatwierdzane właśnie przez samą KAS? A takie dokumenty stanowią mniej więcej 1/3 z owej listy...Krokodyla daj mi luby...
Kolejna kwestia do rozważenia to adekwatność oczekiwań organów celno-skarbowych wobec przedsiębiorcy. Nie wiem, jaką wiedzę i praktykę w dziedzinie handlu zagranicznego miała osoba przygotowująca projekt owego rozporządzenia, ale nie ulega wątpliwości, że był to człowiek żyjący marzeniami i przebywający duchem w jakimś innym, idealnym świecie. Jak bowiem można żądać od przedsiębiorcy, aby gromadził i archiwizował "dokumenty potwierdzające dokonanie przywozu towaru na terytorium państwa trzeciego" (poz. 35 listy), w sytuacji, w której nie ma on żadnej realnej możliwości wyegzekwowania tego typu dokumentów od swojego klienta, a w dodatku dokumenty te stanowią tajemnicę handlową? Osobom, które handel międzynarodowy postrzegają jako coś w rodzaju bazaru w Sharm El Sheikh, chciałbym w tym miejscu przypomnieć, że w obrocie handlowym istnieje np. coś takiego jak pośrednik, który z definicji nie jest zainteresowany tym, żeby jego dostawca znał dane ostatecznego odbiorcy towaru i vice versa.Na kontrolę RUSAŁKA
Przedsiębiorca, któremu organ KAS postawi za zadanie zdobycie gwiazdki z nieba, w rodzaju dokumentu potwierdzającego dokonanie przywozu towaru na terytorium państwa trzeciego jest oczywiście zwykle całkowicie bezradny i żaden cud mu nie pomoże. Na szczęście, na dobro naszych organów kontrolnych należy zapisać, iż z pewnym dystansem podchodzą do listy zawartej w owym nieszczęsnym rozporządzeniu z 2017 r. i z reguły ograniczają swoje życzenia do dokumentów, które są faktycznie w zasięgu podmiotu kontrolowanego. W życiu jednak różnie bywa – dokumenty niejednokrotnie giną, są w sposób zamierzony lub niezamierzony niszczone, a najczęściej ich posiadacz po prostu nie ma pojęcia, że ma obowiązek ich przechowywania przez okres, który wynika z przepisów prawa. W uprzywilejowanej sytuacji są klienci RUSAK BUSINESS SERVICES, którzy zawsze mogą sięgnąć do aplikacji „RUSAŁKA”, która oprócz innych istotnych zastosowań, pełni również rolę elektronicznego archiwum dokumentów, które były dołączone do dokonania zgłoszenia celnego, zaś ściągnięcie kompletu dokumentów do danej sprawy zajmuje zalogowanemu użytkownikowi maksymalnie kilkadziesiąt sekund. A inni… no cóż, niech inwestują w segregatory.Autor: Piotr Sienkiewicz, Dyrektor Zarządzający Rusak Business Services
