Pojęcie „pasek wynagrodzeń” to potoczne określenie dokumentu zawierającego miesięczne zestawienie składników płacowych tworzących indywidualne wynagrodzenie. Pojęcie to nie pojawia się w regulacjach prawnych. Zgodnie z art. 85 § 5 k.p., pracodawca na żądanie pracownika jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. W szczególności pracodawca jest obowiązany udostępnić pracownikowi jego ewidencję czasu pracy zgodnie z art. 149 § 1 k.p. Przepisy Kodeksu pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku wydawania pracownikom tzw. pasków wynagrodzeń - taki obowiązek może wynikać z wewnątrzzakładowych przepisów.

W myśl art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu w podziale na poszczególne miesiące za rok ubiegły w terminie do dnia 28 lutego roku następnego. Informacja dla osoby ubezpieczonej przekazywana jest na formularzu ZUS IMIR na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego w formie elektronicznej w celu weryfikacji. Z kolei stosownie do art. 41 ust. 8b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych płatnik składek jest obowiązany przekazać na żądanie ubezpieczonego, nie częściej niż raz na miesiąc za miesiąc poprzedni.

Jak wynika z powyższych regulacji, pracodawca nie ma obowiązku wydawania pracownikom pasków z wynagrodzeniami, natomiast ma obowiązek przekazywania informacji o odprowadzonych składkach. Dane mogą być przekazywane w formie rocznego sprawozdania lub comiesięcznych raportów. Imienny raport mógłby więc zastąpić wydawanie „pasków”. Przyjął się jednak zwyczaj, że pracodawcy przekazują pracownikom „paski z wynagrodzeniami” i dzięki temu nie muszą co miesiąc odpowiadać na pytania w jaki sposób wylicza się wypłatę. Pracownik sam może zweryfikować jak zostało naliczone wynagrodzenie.

Jakie informacje znajdują się na takim „pasku”? Nie ma standardowego schematu jak ma on wyglądać. Na pewno muszą znaleźć się na nim wszystkie składniki, które uwzględnia się przy wyliczaniu wynagrodzenia, czyli m.in. wynagrodzenie zasadnicze, premia regulaminowa, premia uznaniowa, prowizja, dodatek za pracę w nocy, wynagrodzenie i dodatek za nadgodziny, wynagrodzenie za czas urlopu, za czas choroby oraz zasiłek chorobowy.

Aby wyliczyć wynagrodzenie do wypłaty, należy odjąć od przychodu pracownika składki na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracownika. Stawki procentowe na ubezpieczenie społeczne wynoszą: składka emerytalna 9,76%, rentowa 1,5%, chorobowa 2,45%. Po odjęciu składek na ubezpieczenie społeczne należy wyliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9%. Osoby, które przystąpiły do Pracowniczych Planów Kapitałowych będą miały pobieraną wpłatę podstawową 2% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Należy zwrócić uwagę, że wszystkie składniki, które finansowane są przez pracodawcę stanowią przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym, m.in. składka do Pracowniczych Planów Kapitałowych finansowana przez pracodawcę, karnety na zajęcia sportowe, ubezpieczenie grupowe, prywatna opieka medyczna. Kolejnym krokiem jest ustalenie zaliczki na podatek dochodowy. Należy od przychodu pracownika odjąć składki na ubezpieczenie społeczne oraz koszty uzyskania przychodu. Wysokość kosztów uzależniona jest od miejsca zamieszkania pracownika, jeżeli pracownik mieszka w miejscowości, której znajduje się siedziba firmy, koszty wynoszą 250 zł, jeżeli poza miejscowością zamieszkania - 300 zł.

Po odjęciu tych dwóch wartości otrzymujemy podstawę do opodatkowania. Należy obliczyć podatek dochodowy w wysokości 12%, a następnie odjąć od otrzymanej kwoty wartość kwoty wolnej od podatku, miesięcznie to kwota 300 zł, 150 zł, 100 zł. Wysokość ulgi podatkowej uzależniona jest od tego czy pracownik pracuje w jednym zakładzie pracy, dwóch, czy trzech. Po pomniejszeniu otrzymujemy należną zaliczkę na podatek dochodowy. Wynagrodzenie netto otrzymujemy po odjęciu od przychodu: składek na ubezpieczenie społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne, należnego podatku i taką kwotę otrzymuje pracownik na rachunek bankowy lub do rąk własnych.

Pomimo, że pracodawca nie ma obowiązku przekazywania pracownikowi „pasków z wynagrodzeniami”, to większość firm wprowadziło taką praktykę na stałe, bez względu na to czy wyliczaniem wynagrodzenia zajmują się działy wewnętrzne czy firmy zewnętrzne. Dzięki temu pracownik może na bieżąco sprawdzać swoje wynagrodzenie, a pracodawca nie musi wyjaśniać co miesiąc dlaczego taka kwota wpłynęła na konto pracownika.

Autor: Dominika Kaleta
Ekspert ds. kadr i płac w firmie Infolab Sp. z o.o.