Pracodawcy z branży transportowej nie mogą traktować art. 12 rozporządzenia 561/2006 jako uniwersalnej podstawy do wyjaśniania naruszeń czasu jazdy i odpoczynku. Na to zwraca uwagę Państwowa Inspekcja Pracy - Okręgowy Inspektorat Pracy w Kielcach, podkreślając, że przepis ten ma charakter wyjątkowy i nie może służyć do naprawiania błędów w organizacji przewozów. Jak wskazuje PIP, w praktyce inspektorzy pracy często spotykają się z sytuacjami, w których przedsiębiorcy dopiero na etapie kontroli próbują powoływać się na art. 12. Tymczasem możliwość zastosowania tego przepisu jest ściśle ograniczona i dotyczy wyłącznie przypadków nadzwyczajnych, nieuniknionych oraz niezależnych od woli kierowcy. Chodzi więc o takie sytuacje, których nie dało się przewidzieć nawet przy zachowaniu najwyższej staranności, jak nagłe załamanie pogody czy poważny wypadek drogowy.

Inspekcja przypomina, że art. 12 nie może być wykorzystywany do usprawiedliwiania problemów, które powinny zostać uwzględnione już na etapie planowania transportu. Dotyczy to między innymi przewidywalnych utrudnień, takich jak remonty dróg prowadzone od dłuższego czasu. W takich przypadkach przedsiębiorca ma obowiązek odpowiednio zaplanować trasę i czas przejazdu, tak aby kierowca mógł wykonać przewóz zgodnie z przepisami. Szczególną uwagę organy kontrolne zwracają również na powtarzalność naruszeń. Jeżeli podobne przekroczenia pojawiają się regularnie na tych samych trasach, trudno mówić o wyjątkowych okolicznościach. Dla inspektorów może to być sygnał, że problem nie wynika z jednorazowego zdarzenia losowego, lecz z niewłaściwej organizacji pracy, błędnej polityki kadrowej lub źle zaplanowanych operacji transportowych.

Stanowisko PIP jest więc jasne: kluczowe znaczenie ma należyta staranność przedsiębiorcy. To po stronie pracodawcy leży obowiązek planowania realnych czasów przejazdu, uwzględniania znanych utrudnień i organizowania pracy w sposób zgodny z przepisami. Istotna jest także właściwa współpraca z kierowcami, w tym egzekwowanie terminowego przekazywania wydruków i opisów sytuacji, w których doszło do odstępstw.

Powołanie się na art. 12 może zostać uznane tylko w naprawdę wyjątkowych okolicznościach. Nie będzie natomiast skuteczną linią obrony tam, gdzie naruszenie wynika z błędów organizacyjnych, zbyt optymistycznego planowania czy braku odpowiedniego nadzoru nad realizacją przewozów. Zgodność z przepisami czasu pracy kierowców nie kończy się na reakcji po kontroli. Coraz większe znaczenie ma wcześniejsze planowanie, analiza ryzyka na trasach i odpowiednie udokumentowanie sytuacji, które rzeczywiście miały charakter nadzwyczajny. W przeciwnym razie przedsiębiorca może mieć duży problem z przekonaniem organu kontrolnego, że doszło do legalnego odstępstwa, a nie do naruszenia wynikającego z własnych zaniedbań.