Czy audyt w firmie transportowej może uchronić przed poważnymi konsekwencjami finansowymi?
Audyt często kojarzy nam się z kontrolą, z czymś negatywnym, co pokazuje błędy w naszej działalności. Zapomnijmy na moment o swoim stereotypowym wyobrażeniu na ten temat i zastanówmy się, co dobrego naszemu przedsiębiorstwu może przynieść przeprowadzenie zawodowego audytu. Takie działanie może potwierdzić dobre praktyki, ale także uratować przewoźnika i pomóc w rozwoju firmy – przekonuje Wojciech Romaniuk, specjalista ds. rozliczeniowych w transporcie, a także biegły sądowy w zakresie rozliczania zawodowych kierowców.Jak dużo firm transportowych w Polsce prawidłowo rozlicza się z ZUS-em i Urzędem Skarbowym?
Bardzo mało, niestety. Firmy transportowe stały się w ostatnich latach zakładnikami rozwiązań optymalizacyjnych. Po zmianach w lutym 2022 roku pojawiła się panika o nadchodzących wyższych kosztach prowadzenia działalności w transporcie. Oczywiście miała ona swoja podłoże w zmianie statutu kierowcy w transporcie międzynarodowym z pracownika w podróży służbowej na pracownika oddelegowanego. Z racji takiego rozwiązania pojawiły się faktycznie dodatkowe koszty składek do ZUS. To spowodowało rozpoczęcie poszukiwań rozwiązań optymalizacyjnych, bo w wielu wypadkach ten koszt mógłby pogrążyć część firm transportowych. W takich momentach chaosu i braku rzetelnej informacji, jesteśmy bardziej podatni na złe praktyki dotyczące rozliczenia ewidencji czasu pracy kierowcy, a tym samym wynagrodzenia. Dziwaczne rozwiązania pod tytułem filie zagranicznych przedsiębiorstw, poliso-lokaty, premie (oczywiście nie wszystkie, tylko te źle wypłacane) czy nagrody, to tylko niektóre przykłady nietrafionych rozwiązań, na które narażeni byli przewoźnicy. Widmo dużych oszczędności zaburza nam racjonalne myślenie, a to prowadzi do stosowania niewłaściwych rozwiązań rozliczeniowych w firmie. Często w konsekwencji zderzamy się z problemem podczas kontroli ZUS, PIP czy US. Nikt tego głośno nie mówi, ale pomimo tego, że dana firma korzysta z usług outsourcingowych (obsługi firmy zewnętrznej w zakresie np. kadr, płac, księgowości i rozliczeń), to odpowiedzialność za działalność podmiotu transportowego ponosi właściciel czy zarząd.W jakiej sferze jest najwięcej uchybień? W rozliczaniu ewidencji czasu pracy, sprawach kadrowych i listach płac czy w podatkach?
Ewidencja czasu pracy kierowcy przoduje w tym rankingu. To sfera, która jest bardzo niedoceniana przez większość firm, ma wpływ dosłownie na wszystko co ma związek z rozliczeniem pracy kierowcy. Błędnie naliczone składniki wynagrodzenia dają nam nieprawidłowe wyniki na liście płac. A jeżeli lista płac jest źle wykonana, to mamy źle naliczone podatki. To system naczyń powiązanych. A jeżeli robimy to z premedytacją i pełną świadomością, to narażamy się na zarzuty związane z przestępstwem karno- skarbowym. Rozliczenia kierowców to poważna dziedzina w transporcie, ale często spotykam się z lekceważącym podejściem do ewidencji czasu pracy. Znam takich, którzy twierdzą, że każdy to może zrobić, albo kupić program, który sam wszystko policzy. Nic bardziej mylnego. Widać to po wynikach audytów w firmach transportowych, a także po zwiększającej się liczbie spraw sądowych w Sądzie Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.Po co właściwie nam audyt w firmie transportowej? Przed czym może nas ochronić?
Zadaniem większości właścicieli firm z naszej branży jest to, aby działalność transportowa rozwijała się, powiększała zyski, pracownicy byli zadowoleni z pracy itp. Aby jednak wiedzieć, czy jesteśmy na dobrej drodze, warto przeprowadzić audyt zewnętrzny. Od sprawdzonej firmy znającej się na rozliczaniu kierowców oraz kadrach i księgowości w transporcie. Wszyscy możemy się mylić, każdy z nas może popełnić błąd. Często świadomie, działając z ryzykownymi rozwiązaniami dla firm lub nieświadomie, kiedy coś nam zostało zaproponowane i przyjęliśmy złe rozwiązanie w dobrej wierze. Audyt może nam takie rzeczy pokazać. Dowiemy się jakie są zagrożenia i jak możemy naprawić błędy finansowo – kadrowe. Audyt niesie za sobą bardzo dużo dobrych rzeczy, zmieniając firmę na lepszą. Pokazuje inny standard kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa, tym samym podnosi jakość i kulturę pracy. Co ważne, może nas uchronić przed problemami podczas sporów sądowych lub kontroli organów państwowych w firmie. W konsekwencji ma to też dobry wpływ na kadrę, bo pracownicy są bardziej zadowoleni z pracy w przedsiębiorstwie i chętniej wiążą się z takim pracodawcą na dłużej, a często też polecają innym kierowcom pracę w swojej firmie.Istnieją takie firmy, które same proszą się o kontrolę?
Tak oczywiście i jest ich coraz więcej. To dobry trend, który pokazuje, że rośnie świadomość przedsiębiorców. Działanie prewencyjne jest o wiele lepszym i łagodniejszym sposobem dla firmy na uniknięcie problemów. Niestety, wielu właścicieli firm działa do dzisiaj w takim stereotypowym stwierdzeniu „Polak mądry po szkodzie”.Wie Pan dobrze, że błędy latami uchodzą w firmach za „normalne", aż przychodzi kontrola, wypadek albo spór z pracownikiem... Dlaczego nie próbujemy chronić firmy wcześniej, tylko czekamy na problem? Właściciel firmy działa wtedy w emocjach i bez pomysłu, przypomina to gaszenie pożaru.
Myślę, że właśnie brak audytu zewnętrznego jest tym, co ochroni przed problemami firmę i jej właściciela. Ważne jest to, aby audyt był wykonany przez specjalistów zewnętrznych, profesjonalnych. Audytu nie wykonuje się po to, aby poczuć się dobrze, tylko po to, aby wiedzieć, co naprawdę mamy w firmowych dokumentach. Firma audytorska, sprawdzająca co się dzieje w naszym podmiocie gospodarczym, podchodzi do kontroli bez emocji i ze spokojem. Jest skupiona na liczbach i faktach, a nie domysłach. Otrzymujemy wyniki, które mówią o stanie faktycznym w firmie. Przeprowadzenie takiego audytu i naprawa procesów w naszym przedsiębiorstwie, będzie działaniem prewencyjnym, które uwolni nas od podejmowania szybkich i nieprzemyślanych decyzji. Takie reagowanie w stresie i emocje w decyzjach nigdy nie przynoszą firmie dobrych efektów.Czy audyty w firmach transportowych powinny być normą i dobrym obyczajem? Czy taki audyt może być pomocny firmie w zawieraniu nowych kontraktów?
W mojej opinii tak. Audyt zwiększa także wiarygodność firmy i pokazuje ją z dobrej strony. Dobry audyt możemy wykorzystać także promocyjnie. Pokazujemy wtedy kontrahentom, że jesteśmy uczciwi. Przy większych kontraktach, audyt i tym samym duża transparentność działań naszej firmy, będzie atutem podczas wyboru kontrahenta.W wielu firmach największym problemem nie są błędy, lecz to, że przez lata nikt nie miał powodu, by je zauważyć.
Dziękujemy za rozmowę.
