REKLAMA
Kancelaria Transportowa LEGALTRANS

Jak rozliczać delegacje?
Utworzona: 2021-06-10

Specyfiką pracy kierowców zawodowych jest to, że przez większość czasu przebywają oni poza siedzibą swojego pracodawcy. Pracownikom odbywającym podróże służbowe przysługują należności na pokrycie poniesionych kosztów.

REKLAMA
Środki otrzymywane przez pracowników w związku z odbytymi delegacjami nierzadko stanowią pokaźną część poborów. Z powyższymi zagadnieniami wiąże się jednak również obowiązek rozliczania kierowców, który w praktyce często przysparza pracodawcom wielu problemów. Jak w takim razie powinna przebiegać kalkulacja delegacji zagranicznej, a jak krajowej?

Rozliczanie podróży służbowych – podstawa prawna

Do rozliczania podróży służbowych kierowców konieczne jest posługiwanie się trzema aktami prawnymi. Jest to odpowiednio:
1. Kodeks pracy
2. Ustawa o czasie pracy kierowców
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Delegacje służbowe – kiedy kierowca odbywa podróż służbową?

Definicja podróży służbowej została zawarta w art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców, zgodnie z którą, za podróż służbową uznaje się każde zadanie służbowe, polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy:
a) przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, lub
    Definicja podróży służbowej została zawarta w art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców, zgodnie z którą, za podróż służbową uznaje się każde zadanie służbowe, polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy:
    a) przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, lub
    b) wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, w celu wykonania przewozu drogowego
Punkt 4 lit. a zawiera natomiast definicję stanowiska pracy. Jest nią w omawianym przypadku „siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały”.

Aby móc mówić o podróży służbowej, kierowca na polecenie pracodawcy musi zatem udać się w celu wykonania zadania służbowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba, filia, przedstawicielstwo, czy oddział pracodawcy. Kwestie takie jak długość planowanej podróży, czy czas jej trwania nie są brane pod uwagę przy kwalifikacji zleconego zadania jako podróży służbowej.

Dieta krajowa i dieta zagraniczna

Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, pracownikowi przysługują:
- Diety, oraz
- Zwrot kosztów delegacji: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb

Pracodawca może zlecić kierowcy podróż krajową (delegacja krajowa), mającą odbyć się do innego miasta w Polsce lub poza granice państwa (delegacja zagraniczna). W zależności od rodzaju takiej delegacji konieczne stanie się zastosowanie nieco innych metod jej rozliczania. Należy zwrócić uwagę na to, że w przypadku delegacji krajowej diety służą pokryciu zwiększonych kosztów związanych z wyżywieniem. Podczas delegacji zagranicznej obejmują również inne, drobne wydatki, dlatego też zazwyczaj są one odpowiednio wyższe.

Rozliczenie delegacji w 2021 roku

Zgodnie z art. 77⁵ §2 kodeksu pracy wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju są uregulowane w drodze rozporządzenia.

W odniesieniu do pracowników zatrudnionych u innego pracodawcy niż wymieniony powyżej, warunki i wysokość przyznawanych należności określa się w:
- układzie zbiorowym pracy
- regulaminie wynagradzania
- umowie o pracę – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
W przypadku braku powyższych postanowień, pracownikom przysługują należności na pokrycie kosztów podróży odpowiednio według przepisów rozporządzenia.

Zgodnie z § 4. „Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2.”

Dieta ta nie może być zatem niższa niż 30 zł, bez względu na to, czy mowa o delegacji krajowej, czy zagranicznej. Nie praktykuje się również ustalania diet w wysokościach wyższych niż te, wskazane w załączniku do rozporządzenia.

Dalszy ciąg materiału dostępny TUTAJ.

Źródło: Kancelaria Transportowa LEGALTRANS
Do ulubionych Kancelaria Transportowa LEGALTRANS
Photo by Josh Hild from Pexels