Uchybienia w tym zakresie mogą skutkować roszczeniami pracowników, mandatami podczas kontroli PIP lub ITD, a nawet utratą licencji transportowej.

Poniżej przedstawiamy 7 najczęściej spotykanych problemów w rozliczeniach czasu pracy kierowców oraz praktyczne wskazówki, jak im zapobiec.

1. Uwzględnianie aktywności z pojazdów innych firm

Jednym z poważnych i wciąż częstych błędów w rozliczaniu czasu pracy kierowców jest uwzględnianie aktywności zapisanych w plikach DDD pochodzących z pojazdów należących do innego przedsiębiorstwa. 

Problem nasila się, gdy kierowca pracuje równolegle w dwóch firmach lub okazjonalnie realizuje zlecenia dla innego przewoźnika — wtedy dane z tachografu „obcej” floty trafiają do ewidencji czasu pracy w firmie podstawowej.

Wciągnięcie takich zapisów do rozliczeń skutkuje sztucznym zawyżaniem liczby godzin, „fikcyjnymi” nadgodzinami i dodatkami, a także pozornym skróceniem odpoczynków i naruszeniem tygodniowych limitów. W razie kontroli ITD lub PIP może to oznaczać wysokie kary finansowe oraz ryzyko roszczeń pracowniczych i utraty reputacji przewoźnika.

Jak uniknąć błędu?

Przed obliczeniem rozliczeń należy oddzielić aktywności związane z pracą w innych firmach, aby ewidencja obejmowała wyłącznie godziny przepracowane dla danego pracodawcy.

2. Brak naliczania delegacji krajowych

Rozliczanie delegacji krajowych w transporcie to jeden z częstszych obszarów, w których pojawiają się pomyłki. Przewoźnicy nierzadko zakładają, że dieta krajowa nie przysługuje kierowcy wykonującemu przewozy w Polsce, szczególnie gdy codziennie wraca on do miejsca zamieszkania. 

Tymczasem każdy wyjazd poza miejscowość wskazaną w umowie o pracę jako stałe miejsce pracy może być uznany za podróż służbową, wymagającą wypłaty diety.

Jak uniknąć błędu?

Należy dokładnie analizować każdy kurs pod kątem spełnienia przesłanek podróży służbowej oraz prowadzić rzetelną dokumentację delegacji krajowych, by uniknąć roszczeń i kar.

3. Niewłaściwe określenie systemu czasu pracy

Przypisanie kierowcy do nieodpowiedniego systemu czasu pracy (np. podstawowego zamiast równoważnego) może zaniżać lub zawyżać należne świadczenia.
Nieprawidłowe ustalenie systemu wpływa na cały proces rozliczania czasu pracy kierowców – od naliczania nadgodzin, przez dodatki nocne, aż po rozliczanie odpoczynków.

Jak uniknąć błędu?

System pracy powinien być zgodny zarówno z faktycznym harmonogramem jazd, jak i zapisami w regulaminach wewnętrznych. Każda zmiana wymaga formalnego wprowadzenia w dokumentacji kadrowej.

4. Brak korekty błędnych ustawień selektora tachografu

Kolejny błąd, który może prowadzić do niewłaściwego rozliczania czasu pracy kierowców to błędne ustawienie selektora (np. tryb „odpoczynek” w czasie załadunku) przez prowadzącego pojazd. Taka pomyłka może zafałszować ewidencję, prowadząc do niepoprawnego naliczenia godzin pracy i odpoczynków.

Jak uniknąć błędu?

Przed ostatecznym rozliczeniem czasu pracy należy każdorazowo analizować pliki DDD i korygować nieprawidłowe ustawienia w programie rozliczeniowym.

5. Nieprawidłowe naliczanie płacy sektorowej kierowców w UE

Płaca sektorowa kierowców w transporcie międzynarodowym to temat, w którym przewoźnicy często popełniają błędy. 

Przepisy wielu krajów UE wymagają doliczenia lokalnych stawek minimalnych do wynagrodzenia kierowcy, z jednoczesnym odliczeniem wypłaconej już części polskiej. Brak tej korekty może prowadzić zarówno do niedopłat, jak i nadpłat oraz wysokich mandatów podczas kontroli zagranicznych służb.

Jak uniknąć błędu?

Należy stosować aktualne stawki krajowe obowiązujące w poszczególnych państwach UE i prowadzić rozliczenia zgodnie z wymogami Pakietu Mobilności w zakresie płac sektorowych kierowców.

6. Rozbieżności między regulaminami a praktyką rozliczeń czasu pracy kierowców

Zdarza się, że okres rozliczeniowy lub system czasu pracy stosowany w praktyce różni się od zapisów w regulaminach firmy. To prosta droga do nieprawidłowego naliczania dodatków, nadgodzin czy dyżurów. 

Takie niespójności mogą wynikać z braku aktualizacji dokumentów wewnętrznych po zmianach organizacyjnych lub z nieświadomego stosowania odmiennych zasad przez osoby rozliczające. 

W przypadku kontroli PIP, nawet drobne rozbieżności formalne mogą zostać uznane za naruszenie prawa pracy, co skutkuje mandatami i koniecznością korekty wszystkich błędnych naliczeń.

 Jak uniknąć błędu? 

Rozliczenia muszą być w pełni spójne z dokumentacją wewnętrzną firmy, a wszelkie zmiany powinny być formalnie wprowadzane i udokumentowane.

7. Pomijanie dodatków nocnych, dyżurów i nadgodzin kierowców

Niedoszacowanie wynagrodzenia podczas rozliczania czasu pracy kierowców często wynika z analizy opartej wyłącznie na danych z tachografu. W efekcie pomija się dodatki za pracę w porze nocnej, dyżury czy nadgodziny. 

Takie uchybienia mogą prowadzić do poważnych roszczeń pracowniczych obejmujących nawet kilka lat wstecz, a dodatkowo narazić firmę na odsetki oraz kary administracyjne. 

W transporcie międzynarodowym brak prawidłowego naliczenia dodatków bywa też interpretowany przez zagraniczne służby kontrolne jako naruszenie przepisów socjalnych.

Jak uniknąć błędu?

Ewidencja musi obejmować pełną analizę aktywności kierowcy, w tym dane z tachografu, zapisy regulaminów i obowiązujące przepisy prawa pracy, a także uwzględniać wszystkie składniki wynagrodzenia – niezależnie od rodzaju przewozów czy rynku, na którym są wykonywane.

Jeżeli chcesz pogłębić temat błędów popełnianych podczas rozliczania czasu pracy kierowców, więcej przeczytasz w artykule: https://evotax.pl/pl/blog/najczestsze-bledy-w-rozliczaniu-czasu-pracy-kierowcow/ 

Evotax – specjaliści w rozliczaniu czasu pracy kierowców

Współcześnie, wiele firm transportowych decyduje się na outsourcing procesów związanych z prowadzeniem firmy transportowej, takich jak prowadzenie księgowości w transporcie, czy rozliczanie czasu pracy kierowców, zarówno w firmach obsługujących przewozy krajowe, jak i międzynarodowe.

Jest to gwarancją zgodności z prawem, oszczędności czasu i przejrzystości dokumentacji, a przykładem specjalistów, którzy od lat z powodzeniem zajmują się tymi kwestiami, jest firma Evotax.

Firmy transportowe poszukujące wsparcia w tym zakresie mogą skorzystać z usług Evotax, firmy, która zapewnia pełną zgodność rozliczeń z przepisami oraz bezpieczeństwo podczas kontroli.

Błędy w rozliczaniu czasu pracy kierowców – Podsumowanie

Rozliczanie czasu pracy kierowców to proces, w którym każdy błąd może kosztować firmę tysiące złotych i narazić ją na utratę reputacji. 

Najczęstsze problemy – od uwzględniania aktywności z pojazdów innych firm, przez nieprawidłowe rozliczanie delegacji krajowych w transporcie, po błędy w ustalaniu płacy sektorowej kierowców – można wyeliminować, stosując spójne procedury, aktualną wiedzę i dokładną weryfikację danych. 

Coraz więcej przewoźników decyduje się powierzyć ten proces wyspecjalizowanym firmom, co pozwala zapewnić pełną zgodność z przepisami i uniknąć kosztownych konsekwencji.

Autor: Evotax