Nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, że gdy wysyłają towar, np. próbki, zamienniki w ramach reklamacji czy towary na badania, klientowi poza obszar UE i na fakturze pro forma, powstaje obowiązek zapłaty VAT. Faktura proforma to dokument tylko informacyjny i nie przenosi prawa własności. Prawo własności na towar można przenieść tylko fakturą sprzedaży, aktem darowizny, kontraktem lub poprzez nabycie spadku. Co za tym idzie, niestety odbiorca towaru nie może nim w pełni władać… bo nie jest jego właścicielem.

W przypadku dostarczenia towaru odbiorcy tylko na podstawie faktury pro forma, należy taką transakcję uznać jako darowiznę i odprowadzić daniny publiczno-prawne do budżetu państwa jak od darowizny. Dla potrzeb VAT transakcja w przedstawionym przebiegu nie podlega wykazaniu w JPK VAT jako eksport towarów tylko księgujemy to na dokumencie wewnętrznym z 23% VAT.

Należy również pamiętać, że jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się jednak wysłać towar klientowi na fakturze proforma poza obszar UE, to z taką transakcją nie wiąże się dostawa towarów, czyli przeniesienie prawa własności we władanie jako właściciel. W wypadku wysyłki towaru, dokumenty potwierdzające wyprowadzenie tego towaru będą w posiadaniu wysyłającego towar i tylko on jest do nich prawnie uprawniony, gdyż spełnia definicję prawną nadawcy towaru. Natomiast posiadanie przez wysyłającego tych dokumentów nie uprawnia go do rozliczenia obniżonej do 0% stawki VAT z tytułu eksportu towaru.

Wybierz właściwą formę transakcji a unikniesz problemów z fiskusem

Oczywiście jako przedsiębiorcy mamy możliwość dobrowolnego zawierania umów z kodeksu cywilnego, albo dostarczania towarów w różnej formie, jednak musi ona być zgodna z przepisami prawa. I tak np. wszystkie reklamacje należy obsługiwać w formie procedury uszlachetniania czynnego czy biernego, a próbki należałoby wysyłać w formie sprzedaży. Należy mieć na uwadze, że forma prawa jaką użyjemy do naszej transakcji spowoduje obowiązek spełnienia określonych przez tę formę wymagań. Dlatego należy precyzyjnie określić, którą z form najlepiej będzie wybrać dla transakcji oraz sprawdzić jakie konsekwencje wybrania konkretnej formy prawnej będą najkorzystniejsze dla przedsiębiorstwa oraz jego rozliczeń z fiskusem.

Pamiętajmy też, że na podstawie aktualnych przepisów ustawy o VAT, za dostawę towarów nie jest uważana jednorazowa darowizna prezentów i próbek, których wartość nie przekracza 20 zł, nawet jeżeli podatnikowi przysługuje od niej prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Komentarz ekspercki
dr Izabella Tymińska, ekspert celny