Dlaczego to takie ważne?
Każda faktura musi spełniać specyficzne wymogi danego kraju, np. w Niemczech na fakturach za paliwo konieczne jest podanie numeru rejestracyjnego pojazdu, itd. Brak takich szczegółów, niepełne dane firmy lub błędny opis transakcji mogą przekreślić szanse na zwrot VAT-u.Co powinna zawierać poprawna faktura? To nie wymysły ani zbędne formalności, lecz konkretne wymogi prawne, które decydują o możliwości odzyskania podatku VAT. Dokładne dane firmy, zgodne z rejestracją VAT, adres siedziby, numer identyfikacyjny (VAT UE lub NIP), a także szczegóły transakcji: datę wystawienia, numer faktury, szczegółowy opis towaru lub usługi, kwoty netto i podatku VAT oraz przeliczniki walutowe, jeśli transakcja została rozliczona w obcej walucie.
Nieczytelne skany faktur, brak numeru VAT odbiorcy czy ogólnikowe określenia, takie jak "usługi transportowe" to najczęstsze błędy, które powodują odmowy zwrotów. Dlatego warto weryfikować dokumenty już w momencie ich otrzymania. Taka dbałość nie tylko ułatwia proces składania wniosków, ale przede wszystkim zabezpiecza interesy przewoźnika. Precyzja w dokumentacji to nie koszt, ale inwestycja w płynność finansową firmy.
Proces weryfikacji faktur, choć może wydawać się rutynowy, jest kluczowy dla uzyskania zwrotu VAT-u. Każde państwo ma swoje wymogi, które muszą być ściśle przestrzegane. Jakiekolwiek braki lub błędy, takie jak niewłaściwe dane firmy, brak kwoty VAT-u czy ogólnikowe opisy transakcji mogą prowadzić do odmowy zwrotu podatku lub rodzić dodatkowe pytania ze strony krajów zwracających, co niestety może wydłużyć proces zwrotu podatku VAT. Z tego względu staranna weryfikacja dokumentów jest niezbędna i stanowi istotną inwestycję w płynność finansową przedsiębiorstwa. komentuje nasz ekspert - Karolina Bukowska z TRANS VAT Karolina Bukowska, Rafał Sobczak S.C
