Pamiętajmy o tym, że musimy jednocześnie zastosować przepisy rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych oraz przepisy ustawy o ochronie sygnalistów. Problem polega na tym, że przepisy ustawy o ochronie sygnalistów w znaczącej mierze są niedoskonałe i okazuje się, że bardzo często takie oczywiste zagadnienia, jak chociażby spełnianie obowiązków informacyjnych przy zbieraniu danych, zaczynają urastać do wielkich problemów podkreśla w rozmowie z agencją Newseria Biznes prof. Marlena Sakowska-Baryła.W toku prac legislacyjnych nad ustawą o ochronie sygnalistów UODO podkreślał, że zasady przetwarzania danych osobowych zarówno sygnalistów, jak i danych osób, których zgłoszenie dotyczy, powinny być doprecyzowane. W piśmie do marszałka Senatu RP urząd wskazał na wątpliwości dotyczące przyjętych przez Sejm przepisów. Podkreślił, że ustawa nie jest konsekwentna w kształtowaniu praw i obowiązków sygnalistów, którzy chcą dokonać zgłoszenia zarówno w trybie imiennym, jak i anonimowym. Ustawa z jednej strony dopuszcza zgłoszenia anonimowe, a z drugiej nie zawiera wystarczająco jasnych wymagań z tym związanych. Prezes UODO apelował również o określenie w projektowanej ustawie, jakie dane osobowe umożliwią identyfikację tożsamości sygnalistów. Takie rozwiązanie zapewniłoby przyjęcie spójnego katalogu przetwarzanych danych osobowych w poszczególnych rejestrach w kontekście identyfikacji. Tożsamość sygnalisty to nie tylko imię i nazwisko, ale wszelkie dane, na podstawie których można go pośrednio zidentyfikować, takie jak np. jego miejsce pracy.
Niezwykle istotne będą nie tylko te dane wrażliwe na gruncie przepisów RODO, ale w ogóle dane, które mogą zidentyfikować sygnalistę. Szczególna ochrona i bezpieczeństwo muszą towarzyszyć całemu systemowi, odpowiednio zgłaszania naruszeń, następnie ich weryfikacji, dokonywania działań następczych, tak żeby nie okazało się finalnie, że poprzez naszą niefrasobliwość zostaną ujawnione dane, które będą pozwalały na identyfikację sygnalisty. To z perspektywy tych przepisów jest niedopuszczalne tłumaczy członkini Społecznego Zespołu Ekspertów przy Prezesie UODO.Administratorzy muszą jasno określić, w jakim celu zbierają i przetwarzają dane osobowe związane ze zgłoszeniami o naruszeniach prawa. Przy wdrażaniu przepisów powinni również przeprowadzić obowiązkową analizę skutków dla ochrony danych. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych zbieranie danych osobowych należy ograniczyć do tych, które są niezbędne.
Ochrona danych osobowych nie jest skupiona tylko na sygnaliście. Mamy tam także wiele innych osób, w tym osobę, której dotyczy zgłoszenie, której dane osobowe również podlegają ochronie. Także osoby powiązane z sygnalistą, świadkowie to wszystko są osoby fizyczne, których dane osobowe trzeba odpowiednio zabezpieczyć wskazuje prof. Marlena Sakowska-Baryła.Celem wdrażanych przepisów jest zapewnienie osobom zgłaszającym nieprawidłowości ochronę przed ewentualnymi działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie, obniżenie pensji, utrata szansy na awans czy mobbing. Z przeprowadzonego przez EY „Światowego Badania Uczciwości w Biznesie 2024” wynika, że do 64 proc. (z 79 proc. w 2022 roku) spadła liczba ankietowanych, którzy ufają, że można sygnalizować nieprawidłowości w pracy bez obawy o negatywne konsekwencje związane ze zgłoszeniem. Badani twierdzą, że nie zgłaszają naruszeń z powodu braku wiary, że wywoła to jakąkolwiek reakcję (wzrost z 34 proc. w 2022 do 43 proc.). Potencjalni sygnaliści wciąż obawiają się o dalszy rozwój kariery (40 proc. respondentów). Stąd tak ważne jest zapewnienie ochrony danych na odpowiednim poziomie.
Ta poufność musi być zapewniona na kilku płaszczyznach. To kwestia przyjęcia, udokumentowania zgłoszenia, ale również postępowania następczego. W ramach działań następczych należy działać tak, żeby nie ujawnić tożsamości sygnalisty, a jednocześnie, żeby pozbierać takie informacje, które są niezbędne z perspektywy tego procesu. To na pewno jest niezwykle istotne wyzwanie dla wszystkich osób, które biorą udział zarówno w działaniach weryfikacyjnych, jak i które mogą mieć jakąkolwiek styczność z tymi zgłoszeniami ocenia ekspertka.Jak podkreśla, kluczowym elementem wdrożenia nowych przepisów jest edukacja pracowników. Pracodawcy powinni również przeprowadzać regularne szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych, w tym zasady przetwarzania danych sygnalistów.
Sygnalizacja, wbrew temu, co wynika z ustawy, czyli konieczności przygotowania dedykowanych kanałów, może trafić w zupełnie inne miejsce w organizacji. Każdy członek personelu, który potencjalnie może mieć styczność z tego typu informacjami, powinien być przygotowany na to, w jaki sposób się zachować, przede wszystkim na to, żeby zapewnić poufność temu, co do niego dotarło mówi prof. Marlena Sakowska-Baryła.
Ustawa o ochronie sygnalistów wymusi nowe obowiązki także na przewoźnikach, o czym przeczytacie TUTAJ.
Źródło: biznes.newseria.pl
grafika poglądowa
