Usługa e-Doręczenia umożliwia odbieranie, wysyłkę i przechowywanie korespondencji drogą elektroniczną, bez konieczności korzystania z dokumentów w wersji papierowej. Daje gwarancję jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata, tajemnicy korespondencji, integralności przesyłanych danych, możliwość szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy, dostęp do wiarygodnych i prawnie akceptowanych dowodów wysyłki i odbioru, dostęp do informacji o dacie i czasie wysyłania i otrzymania korespondencji. Aktem prawnym regulującym komunikację w ramach Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych jest Ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r.

Co do zasady, usługa rejestrowanego doręczenia będzie odpłatna. Opłacie nie będzie podlegać elektroniczna korespondencja między podmiotami publicznymi, a także korespondencja kierowana elektronicznie przez podmiot niepubliczny do publicznego. Pozostałe doręczenia elektroniczne będą podlegały opłacie.

Z usługi e-Doręczenia może skorzystać każdy, od podmiotu publicznego po przedsiębiorcę i obywatela. Baza Adresów Elektronicznych (BAE) jest rejestrem publicznym prowadzonym przez ministra właściwego do spraw cyfryzacji. Znajdują się w niej adresy do e-Doręczeń dla podmiotów publicznych, przedsiębiorców oraz obywateli. Adres elektroniczny ujawniony jest również w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

W celu aktywowania usługi konieczne jest założenie adresu do doręczeń elektronicznych, wpisanie go do BAE i aktywowanie. Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą są zobowiązani do posiadania adresu do e-Doręczeń, dodania go do BAE i wykorzystywania do komunikacji w sprawach związanych z działalnością. Każdy podmiot publiczny ma identyczny obowiązek, natomiast osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej mogą dobrowolnie utworzyć adresy do e-Doręczeń.

Aby rozpocząć korzystanie z usługi, należy najpierw złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń. Wniosek składa się elektronicznie do serwisu www.biznes.gov.pl – niezbędne jest posiadanie profilu zaufanego lub e-dowodu. Po sprawdzeniu wniosku pod względem merytorycznym i formalnym minister cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Aktywacja adresu do e-Doręczeń jest niezbędna, aby był widoczny w bazie adresów elektronicznych i skrzynka zaczęła działać. Na aktywowany adres do e-Doręczeń zostanie skierowana wiadomość o jego wpisie do bazy adresów elektronicznych. Od tej chwili urzędy, które mają adresy do e-Doręczeń będą przesyłać korespondencję tylko elektronicznie na adres wpisany do BAE. Usługa utworzenia adresu do e-Doręczeń i jego wpisanie do BAE jest bezpłatna.

Aktualne terminy, do których firma musi utworzyć adres do e-Doręczeń to:
- firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG od 1 stycznia 2025 r., a w KRS od 1 października 2024 r. - założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji;
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. muszą mieć adres do e-Doręczeń najpóźniej do 30 września 2026 r.;
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS do 30 września 2024 r. muszą mieć adres do e-Doręczeń najpóźniej do 1 stycznia 2025 r.

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń składa się wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem strony biznes.gov.pl. Może go złożyć osoba upoważniona do działania w imieniu spółki (zgodnie z reprezentacją z KRS) lub pełnomocnik posiadający odpowiednie umocowanie. Do złożenia wniosku niezbędne są następujące dane:
- nazwa spółki (w przypadku CEIDG – imię i nazwisko przedsiębiorcy);
- numer REGON;
- numer NIP;
- dla przedsiębiorców wpisanych do KRS – numer KRS (jeżeli został nadany), oznaczenie formy prawnej, siedziba i adres;
- dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG – adres e-mail do przesłania informacji o utworzeniu adresu i aktywacji skrzynki;
- imię i nazwisko administratora skrzynki do e-Doręczeń, jego adres e-mail oraz numer PESEL, a jeżeli PESEL nie został nadany, Identyfikator Europejski (przedsiębiorcę wpisanego do CEIDG dotyczy to tylko w przypadku wyznaczenia administratora).

Nie ma potrzeby składania załączników do wniosku. Jeżeli wniosek składa pełnomocnik to musi zostać dołączone pełnomocnictwo i dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa. Więcej szczegółów na ten temat można znaleźć w artykule opublikowanym na stronie kancelarii IURIDICA.

Źródło: Kancelaria prawna IURIDICA