Oprogramowanie tego typu, określane też jako system magazynowy lub WMS (od angielskiego warehouse management system – system zarządzania magazynem, wiecej na: https://www.comarch.pl/erp/wms/ ) , to zbiór aplikacji usprawniających działanie magazynu na wszystkich jego płaszczyznach. Dobre systemy są przystosowane do pracy zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i urządzeniach mobilnych, umożliwiając korzystanie z nich zarówno pracownikom administracyjnym, jak i magazynierom. W jaki sposób usprawniają pracę magazynu? Które ich funkcje są najważniejsze?
Program magazynowy. Dlaczego warto z niego korzystać?
Program magazynowy, może usprawnić działanie firmy na wiele sposobów. Do najważniejszych korzyści wynikających z jego używania należą:- przyspieszenie procesów magazynowych – funkcjonalność programu magazynowego może obejmować automatyzację przyjęć i wydań oraz generowanie zwrotów i reklamacji. W jego bazie mogą znaleźć się informacje nie tylko dotyczące podstawowych parametrów i stanu ilościowego danych towarów, ale też o specyficznych warunkach ich przechowywania (np. w przypadku substancji niebezpiecznych czy przedmiotów narażonych na uszkodzenie), terminie przydatności czy częstotliwość sprzedaży produktów z danej kategorii;
- brak ryzyka błędów w obliczeniach – w bazach danych obsługiwanych przez pracownika często pojawiają się błędy, które – w dużej ilości mogą dezorganizować pracę magazynu. Automatyzujący ją program likwiduje (lub przynajmniej zdecydowanie je minimalizuje) takie ryzyko;
- optymalizacja kosztów logistycznych – oszczędności wynikają z kilku czynników. Pierwszy to sprawniejsza praca magazynierów oraz mniejsza ilość popełnianych przez nich pomyłek i wynikających z nich kosztów. Drugi – przyspieszenie wykonywanych przez nich zadań oraz wydajniejsze wykorzystanie czasu pracy. Trzeci to możliwość łatwego monitorowania terminu przydatności poszczególnych produktów, dzięki której można przeznaczyć je do wysyłki w pierwszej kolejności lub zorganizować wyprzedaż;
- dbałość o wizerunek firmy – program magazynowy znacznie minimalizuje ryzyko sytuacji, które mogłyby negatywnie wpłynąć na postrzeganie firmy przez klientów – na przykład oferowania w sklepie internetowym towarów, których w rzeczywistości nie ma w magazynie;
- oszczędność czasu i zasobów – możliwa dzięki takim funkcjom wskazanie lokalizacji danego towaru, jego przyjęcie i wydanie za pomocą zeskanowania kodu, generowanie własnych etykiet (z kodem QR lub kreskowym) czy automatyczne uzupełnienie danych do faktur.
Program magazynowy. W jaki sposób przyspieszy pracę?
Usprawnienie działania firmy jest możliwe przede wszystkim dlatego, że program magazynowy:- automatyzuje wystawianie, wprowadzanie i scalanie dokumentów takich jak PZ, WZ, OT, PW ;
- generuje etykiety, w tym te z kodami kreskowymi lub QR;
- ma możliwość integracji z czytnikami kodów kreskowych lub oferuje aplikację mobilną z funkcją sczytywania kodów QR;
- generuje raporty czasowe (dzienne, tygodniowe, miesięczne i roczne);
- daje możliwość integracji z innymi aplikacjami – na przykład z systemem ERP, oprogramowaniem sklepu internetowego czy Allegro. Pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale też zapewnia zgodność danych;
- zbiera i analizuje dane o stanie towarów;
- pozwala na szybkie ustalenie lokalizacji towarów, usprawniając w ten sposób nie tylko kompletowanie zamówień, ale też rozładunek towaru;
- może być wzbogacony o inne funkcje – wiele systemów magazynowych można rozbudować, dodając funkcjonalności przystosowujące je do specyfiki pracy danej firmy.
Program magazynowy. Jak wybrać odpowiedni system?
Przed wyborem programu magazynowego, należy najpierw przeanalizować wady i zalety systemów gotowych oraz tych tworzonych na zamówienie.- gotowy program magazynowy– to rozwiązanie tańsze, jednak często nie zapewnia wszystkich funkcji niezbędnych na danym magazynie. Płatność zazwyczaj odbywa się na zasadzie abonamentu – stałej, najczęściej miesięcznej opłaty pobieranej za korzystanie z systemu. Mimo ograniczonej funkcjonalności, w wielu przypadkach okazuje się najlepszym rozwiązaniem. Szczególnie rekomendowany jest niewielkim oraz dopiero rozwijającym się firmom. Nie wymaga on dużych inwestycji, a przy tym jest dostępny „od ręki”;
- program magazynowy na zamówienie – decydując się na to rozwiązanie, firma musi liczyć się ze sporymi wydatkami i tym, że przygotowanie programu zajmie co najmniej kilka tygodni. W zamian otrzymujemy jednak system w pełni dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Ze względu na wysokie koszty i konieczność dokładnego przeanalizowania swoich potrzeb, jest zalecany jedynie firmom na wysokim stopniu rozwoju.
