Przejrzysta kontrola kosztów z kartą paliwową
Dlaczego warto postawić na karty paliwowe? To przede wszystkim wygodny sposób na centralne rozliczanie wydatków związanych z tankowaniem i innymi usługami serwisowymi. Dzięki temu papierowe paragony i ręczne księgowanie odchodzą w niepamięć. Zamiast tego administrator floty automatycznie otrzymuje czytelne zestawienia transakcji. Takie podejście ułatwia identyfikację nietypowych wydatków, pozwala na wprowadzenie limitów i automatycznych alertów, a dodatkowo przyspiesza procesy księgowe poprzez wykorzystanie elektronicznych faktur i raportów. Jeszcze więcej możliwości daje dopasowany do kart system zarządzania flotą – warto postawić na rozwiązania od jednego dostawcy, np. karty paliwowe Fleetcor wraz z systemem Carnet.
Integracja telematyki i danych o tankowaniach – jeszcze więcej oszczędności
Połączenie kart paliwowych z systemem telematycznym pozwala jeszcze bardziej wykorzystać zalety obydwóch rozwiązań. Na co można liczyć? Przede wszystkim pełniejszy obraz eksploatacji pojazdów – w systemie znajdują się informacje o lokalizacji tankowań, pojazdach i dokładnych wydatkach na paliwo. Dzięki temu można wykryć niespójności, zaplanować optymalne trasy i monitorować zużycie paliwa na poziomie pojazdu. Taka integracja ułatwia ponadto analizę kosztów na kilometr, wspierając również decyzje dotyczące wymiany lub konserwacji pojazdów.
Wygodne rozwiązanie dla kierowców i administracji
Karta paliwowa to również szereg zalet dla kierowcy. Z takimi rozwiązaniami tankowanie na trasie staje się znacznie szybsze i prostsze. Jednocześnie dział administracji może liczyć na mniej dokumentów, szybsze raportowanie i łatwiejsze rozliczenia. W praktyce oznacza to mniej telefonów w sprawie paragonów, mniej błędów w księgowości i płynniejsze rozliczenia miesięczne. Wszystko to przekłada się na sprawniejszą obsługę floty zarówno w codziennych zadaniach, jak i przy bardziej złożonych czynnościach.
Bezpieczeństwo i skuteczne raportowanie
Nowoczesne karty oferują szereg mechanizmów zabezpieczających – w tym limity jednorazowe lub dzienne, blokady na określone rodzaje produktów czy ograniczenie akceptacji tylko do wybranych punktów. W ten sposób organizacja może ograniczyć ryzyko nadużyć i precyzyjnie kontrolować wydatki. Ważną zaletą jest także wgląd w różne karty z poziomu panelu administracyjnego. Dzięki temu w razie potrzeby można będzie szybko zweryfikować czy nawet zablokować karty.
Co więcej, dane zbierane przez systemy płatnicze i telematyczne to prawdziwa skarbnica informacji dla menedżera floty. Regularne raporty mogą pokazywać np. trendy zużycia paliwa, koszty serwisowania i przebieg pojazdów. Na tej podstawie można wdrożyć szereg różnych optymalizacji. To podstawa do optymalizowania harmonogramów serwisowych, planowania wymian i napraw samochodów czy też negocjowania specjalnych warunków zakupowych z dostawcami paliwa.
Fleetcor – połączenie kart paliwowych z zarządzaniem flotą
Jakie firmy oferują zarówno karty paliwowe, jak i system zarządzania flotą? Jednym z takich przedsiębiorstw dostępnych na polskim rynku jest firma Fleetcor z autorskim systemem Carnet. Taka integracja to inwestycja, która szybko procentuje w postaci niższych kosztów operacyjnych, lepszej kontroli i uproszczonych rozliczeń. Menedżerowie floty mogą dzięki temu zyskać czytelny wgląd w wydatki i podgląd danych, które realnie wspierają optymalizację wykorzystania pojazdów. To bez wątpienia polecane rozwiązanie dla każdej firmy z własną flotą – zwłaszcza w połączeniu z systemem zarządzania.
