Wyjaśnimy, jak to zrobić zgodnie z nowymi przepisami.
Jako uzupełnienie kompleksowej oferty usług związanych z rozliczaniem kierowców nasza firma zapewnia również pomoc w zgłaszaniu pracowników do systemu IMI.
Czym jest system IMI?
Jest to wprowadzony przez Komisję Europejską System wymiany informacji na rynku wewnętrznym, który umożliwia transgraniczną współpracę organów publicznych, odpowiedzialnych za wdrażanie przepisów unijnych, ponad barierami językowymi.W ramach współpracy ww. organy mogą kontrolować transport drogowy w trzech obszarach.
1. Zgłoszenia delegowania
1.1.Repozytorium
Wgląd w dane zgłoszeń delegowania składanych przez przewoźników drogowych w odniesieniu do przewozu towarów i osób.1.2. Wniosek o informacje
Wnioski o dokumenty przewoźnika drogowego związane z delegowaniem.
1.3. Podstawa prawna
Dyrektywa (UE) 2020/1057,
Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2021/2179
2. Warunki związane z wymogiem dot. wykonywania zawodu przewoźnika
2.1.Wniosek o informacjeWnioski o dokumenty lub informacje związane z kryteriami dotyczącymi siedziby przewoźnika drogowego.
2.2. Podstawa prawna
Rozporządzenie (UE) 2020/1055,
Rozporządzenie (WE) NR 1071/2009
3. Przepisy socjalne
3.1. Powiadomienia
Informowanie o przepisach socjalnych dotyczących transportu drogowego.
3.2. Wniosek o informacje
Wnioski o informacje na temat stosowania i interpretacji krajowych przepisów socjalnych dotyczących transportu drogowego.
3.3. Podstawa prawna
Dyrektywa (UE) 2020/1057,
Dyrektywa 2006/22/WE ,
Rozporządzenie (WE) nr 561/2006.
Kierowcy mają do czynienia z kontrolami drogowymi, podczas których sprawdzane jest, czy firma dokonała zgłoszenia delegowania kontrolowanego kierowcy w systemie IMI. Deklarację należy złożyć drogą elektroniczną poprzez portal www.postingdeclaration.eu.
Organy kontrolne każdego z krajów Unii Europejskiej indywidualnie podchodzą do taryfikatora. Za brak aktualnej deklaracji grozi kara od 700 do 750 euro, ale od przewoźników wiemy, że kontrolerom zdarza się nadinterpretować przepisy i dotąd kary sięgały nawet 1750 euro.
Zgodnie z dyrektywą 1057/2020, jeśli operator nie dostarczy dokumentów w ciągu 8 tygodni, można poprzez platformę IMI skierować do właściwego organu w innym państwie członkowskim wniosek o pomoc w ich uzyskaniu.
W zakładce PoW (prośba o informacje) należy sprawdzać wiadomości przesyłane przez strony państw, do których zgłosiliśmy deklarację delegowania kierowcy w transporcie międzynarodowym.
Obecnie kontrole dokumentów uzupełniających zaczęły państwa Luksemburg i Dania.
U jednego z klientów na koncie IMI pojawiła się informacja z prośbą o przesłanie dokumentów dotyczących delegowania kierowcy w okresie od 26 czerwca 2023 do 26 grudnia 2023. Wezwanie dotyczyło przesłania dokumentów tj. listów przewozowych, zapisów tachografu z kodami krajów (w formacie DDD), listy płac wraz z potwierdzeniami wypłaty należności pieniężnych, kopie umowy o pracę kierowcy, ewidencję czasu pracy.
Wraz z powiadomieniem na platformie IMI klient otrzymał e-mail na wskazany przez siebie adres z tą samą prośbą. Zignorował jednak treść maila z uwagi na niewykonywanie transportów do Danii. Warto nadmienić, że pierwotnie przedsiębiorca zgłosił delegowanie na teren Danii, ostatecznie jednak nie podjął żadnych ładunków do tego państwa. Po upływie 8 tygodni, wyznaczonych przez stronę duńską na przesłanie poprzez portal IMI wymaganych dokumentów, nastąpiło przekierowanie sprawy do Głównego Inspektoratu Pracy w Warszawie. W ramach współpracy międzynarodowej organów kontrolnych Departament Legalności Zatrudnienia (jedna z komórek kontrolnych Głównego Inspektoratu Pracy) przekazuje dane przedsiębiorcy do oddziału Państwowej Inspekcji Pracy odpowiedniego dla prowadzonej przez dany podmiot działalności gospodarczej. W przedsiębiorstwie odbyła się kontrola. Inspektor pracy został zobowiązany do pobrania i przekazania dokumentów stronie duńskiej, ale nie do sprawdzenia ich poprawności. Inspekcja Pracy, wykonując zobowiązania o współpracy z organami państw członkowskich, staje się pośrednikiem odpowiedzialnym za przekazanie dokumentów. W wyniku takiej kontroli należy wziąć pod uwagę, że inspektor ma prawo rozszerzyć zakres kontroli o inne aspekty związane z prawem pracy. Dlatego tak ważne jest bieżące sprawdzanie swojego konta na platformie IMI. Pozwala to wcześnie zareagować na wezwanie do dostarczenia dokumentów i nie narażać się tym samym na dodatkową kontrolę Inspekcji Pracy, która może zakończyć się nałożeniem mandatu.
W następstwie pojawiających się informacji o kontrolach, inny z naszych klientów sprawdził swoje konto na platformie IMI i okazało się, że również jest tam powiadomienie o konieczności dostarczenia dokumentów stronie duńskiej. Niezwłocznie załączono wszystkie wymagane dokumenty i na tym etapie przedsiębiorca czeka na odpowiedź z Danii. Z uwagi na to, że wszystkie formalności zostały dopełnione w wymaganym terminie, w sprawę nie została zaangażowana Państwowa Inspekcja Pracy.
Podsumowanie – o czym powinni pamiętać przewoźnicy?
Wykonując transport międzynarodowy jesteś zobligowany do zgłaszania kierowców w systemie IMI. Należy pamiętać, że deklaracje trzeba składać dla transportów typu cross-trade oraz kabotaż, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy w kraju przyjmującym. Zgłoszenie jest ważne maksymalnie przez 6 miesięcy (po tym czasie konieczne jest odnowienie deklaracji). Istotne jest, by nie zapominać o bieżącej aktualizacji wszelkich zmian, takich jak np. numery rejestracyjne pojazdów wykorzystywanych podczas transportu. Kierowca podczas delegacji musi posiadać zgłoszenie wraz z własnym kodem QR, który umożliwi odpowiednim organom kontrolnym dostęp do wszystkich zawartych w zgłoszeniu informacji.Rejestracja pracownika w systemie IMI wiąże się z wieloma formalnościami, których przewoźnik musi dopełnić. W związku z tym, nasza firma oferuje wsparcie w rejestracji pracowników w systemie IMI. Chronimy tym samym przewoźników przed naruszeniem przepisów prawa, pozwalamy im uniknąć nielegalnego zatrudnienia i kar finansowych.
Jeżeli potrzebujesz porady dotyczącej zmian, jakie wprowadził Pakiet Mobilności, skontaktuj się z nami.
Autor: Agnieszka Góralczyk, we współpracy z zespołem Księgowy Online Sp. z o.o.
