Dziś można znaleźć mnóstwo porad, jak usprawnić pracę firm transportowych, ale są wśród nich też sprawdzone rozwiązania, które naprawdę działają. Przyjrzyjmy się jakie.
1. Przejście na elektroniczny obieg dokumentów
Sprawne prowadzenie biznesu wymaga teraz bardziej zdecydowanych środków optymalizacji.Pierwszym krokiem w tym kierunku powinno być przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentami (EOD). W końcu firma musi utrzymać wypłacalność, a działalność musi się dynamicznie rozwijać.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze, a także zadbać o bezpieczeństwo osób, których kontakt personalny z innymi ludźmi, przy przejściu na taki system ograniczy się do minimum. Dzięki EDI oryginalne dokumenty są wysyłane bezpośrednio do płatnika w ciągu kilku minut.
Proces przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentami jest bardzo prosty. Wystarczy zainstalować do tego specjalne oprogramowanie, które pozwala firmom wymieniać dokumenty w czasie rzeczywistym, zamiast czekać kilka tygodni, tak jak przy wysyłaniu papierowych oryginałów. Dokumenty elektroniczne będą prawnie wiążące i jednakowo ważne w stosunku do oryginałów. EOD umożliwia przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej i dostęp do nich przez całą dobę, a dzięki szyfrowaniu dokumentów program zapewnia bezpieczeństwo ich przesyłania i umożliwia śledzenie ich przepływu. W tych warunkach płatnik nie będzie już mógł powiedzieć, że nie otrzymał dokumentów.
Przykładowo, emitent karty paliwowej E100, od ubiegłego roku praktykuje z klientami elektroniczny obieg dokumentów. Tak więc proces od dostarczenia skanów dokumentów i podpisania umowy w formie elektronicznej do otrzymania kart paliwowych zajmuje tylko kilka dni.
2. Korzystanie z faktoringu
Kolejnym narzędziem wykorzystywanym przez przewoźników w ich pracy jest faktoring.W rzeczywistości jest to możliwość wymiany przyszłych dochodów na pieniądze. Zaletą faktoringu jest to, że mogą z niego korzystać zarówno duże firmy jak i te z małą liczbą pojazdów. W celu uzyskania usług faktoringowych, wystarczy zawrzeć umowę i po zweryfikowaniu rozpocząć pracę.
Wielu przewoźników, którzy tankują pojazdy na karty E100, od dawna korzysta z faktoringu. Wysyłają kopię faktury do E100 i w ciągu doby otrzymują 90% kwoty faktury na swoje konto, a pozostałe 10% po opłaceniu faktury przez klienta.
Okazuje się, że faktoring pomaga przewoźnikom niemal natychmiast odebrać zarobione pieniądze i korzystać z nich, zamiast czekać co najmniej miesiąc, aż transport zostanie opłacony.
Sama karta paliwowa z jedną ofertą plus faktoring jest bardzo opłacalna. W końcu możesz tankować paliwo z odroczoną płatnością i korzystać z pieniędzy z faktoringiem natychmiast po zakończeniu transportu. Razem oba narzędzia pomogą znacznie wesprzeć pracę każdej firmy transportowej i być o krok przed konkurencją.
3. Zwrot podatku VAT za paliwo i usługii
Pieniądze nigdy nie są zbyteczne, szczególnie w warunkach niestabilnej sytuacji gospodarczej, dlatego wydając środki na paliwo i inne usługi w Europie, należy od razu pomyśleć o kwestii zwrotu podatku VAT. Oczywiście, proces ten nie jest bardzo szybki, ale warto się nim zająć.Wiele firm transportowych robi to za pośrednictwem swoich partnerów. Na przykład polscy przewoźnicy często wybierają firmę E100, za pomocą której nie tylko tankują i płacą za drogi kartą paliwową, ale odzyskują zwrot zarówno podatku VAT jak i akcyzy ze wszystkich 28 krajów.
Zwrot podatku można uzyskać raz na kwartał lub raz w roku. W celu złożenia kwartalnego wniosku, minimalna kwota zwrotu musi wynosić co najmniej 400 euro. Jeśli ten próg nie zostanie osiągnięty, kwota zostanie przeniesiona do wniosku rocznego, który należy złożyć przed 30 września.
Stawki podatku wynoszą od 17% do 27% i są zupełnie niezależne od wielkości floty. Najważniejsze, aby tankować co najmniej 100 litrów miesięcznie. Wnioski o zwrot podatku VAT składa się drogą elektroniczną za pośrednictwem oficjalnego portalu elektronicznego.
W E100 specjaliści ds. zwrotów podatku VAT biorą na siebie wszystkie formalności i przewoźnik nie musi zagłębiać się w przepisy kraju w którym tankował, ponieważ proces rejestracji od momentu dostarczenia niezbędnych dokumentów zajmuje tylko 3-5 dni..
Zwykle proces zwrotu podatku VAT nie jest szybki, ale przewoźnikom, którzy tankują powyżej 2000 litrów paliwa miesięcznie, E100 oferuje specjalne warunki - fakturowanie netto. W tym przypadku czas oczekiwania na zwrot pieniędzy zostaje skrócony do 1-1,5 miesiąca, co oznacza, że płynność firmy transportowej znacznie wzrasta.
4. Współpraca tylko z zaufanymi partnerami
Firmy transportowe zawsze szukają nowych ładunków i nowych partnerów do stabilnej współpracy. Czasami okazują się oni nieuczciwi i mogą doprowadzić firmę transportową do dużych strat finansowych. Dlatego, aby zminimalizować ryzyko takiego rozwoju wydarzeń, należy dokładnie sprawdzać firmy składające zamówienia na transport.Przed rozpoczęciem współpracy należy zwrócić uwagę na czas istnienia firmy na rynku (powinien to być ponad rok), obecność dobrego kapitału autoryzowanego, wskaźniki finansowe i aktywa potencjalnego partnera, obecność pracowników etatowych i dodatkowe usługi. Wiarygodny partner powinien mieć stronę firmową z aktualnymi informacjami, strony w sieciach społecznościowych i infolinię. Przejrzenie recenzji w internecie lub zwrócenie się do spedytorów też może być dobrym pomysłem.
Traktując priorytetowo działalność swoich klientów, E100 oferuje wiele niezbędnych i przydatnych narzędzi do pracy. E100 ma świadomość, jak ważne jest teraz wspieranie firm transportowych i pomaganie im w przezwyciężeniu kryzysu oraz minimalizowanie strat.
Masz pytania? Skontaktuj się z nami, a rozwiejemy wszystkie Twoje wątpliwości:
+48 58 500 22 02.
e100.eu/pl
