Nowe zasady ochrony danych osobowych wprowadzone Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE- RODO weszły w życie 25 maja 2018 r. Do tej pory na łamach portalu wspólnie ze specjalistami z Kancelarii Transportowej LEGALTRANS sygnalizowaliśmy jakie zmiany w ochronie danych osobowych wprowadzi powyższe Rozporządzenie, a co za tym idzie jakie obowiązki w tym zakresie będą musieli spełnić Administratorzy Danych Osobowych oraz podmioty przetwarzające dane osobowe- w tym również przedsiębiorcy z branży TSL. Skoro więc nowe przepisy już obowiązują, a wprowadzone i wciąż wprowadzane procedury oraz zalecenia nabierają coraz to bardziej doniosłego znaczenia praktycznego, niniejszym artykułem chcemy zwrócić Państwa uwagę przede wszystkim na zmianę w podejściu do ochrony danych osobowych, która widoczna jest już także wśród przedsiębiorców z branży TSL.

Na samym wstępie należy podkreślić, iż przygotowanie przedsiębiorstwa do stosowania nowych przepisów jest indywidualnym procesem każdego podmiotu, który wbrew opinii części przedsiębiorców nie polega wyłącznie na przygotowaniu wzorów dokumentacji, które to dodatkowo powielić można wśród pozostałych przedsiębiorstw- bądź co bądź przecież z tej samej branży. Dlatego też, warto uświadomić sobie, że proces przystosowania przedsiębiorstwa do przepisów o ochronie danych osobowych, należy każdorazowo rozpocząć od analizy rodzaju oraz zakresu danych osobowych przetwarzanych wewnątrz przedsiębiorstwa, wraz z próbą określenia sposobu, celu oraz podstawy tego przetwarzania. Wydaje się, że dopiero po dokonaniu tych czynności można przystąpić do przygotowywania części dokumentacji, wśród której na szczególną uwagę zasługuje Rejestr czynności przetwarzania, w którym zbierane są m.in. informacje o tym jakie dane, w jakim celu oraz w oparciu o jakie podstawy prawne zbieramy, a także jakich kategorii osób dotyczą. Rzetelnie sporządzony rejestr będzie więc dokumentem, który z jednej strony pozwoli usystematyzować czynności przetwarzania danych, stanowiąc zaś jednocześnie pomocne narzędzie do wprowadzania dalszych procedur oraz tworzenia pozostałej dokumentacji.


Istotną kwestią, którą warto uregulować w pierwszej kolejności są procesy związane z przetwarzaniem danych kandydatów do pracy i pracowników. W tym celu należy sprawdzić aktualność klauzul, które do tej pory były zamieszczane na ogłoszeniach o pracę oraz dołączyć tzw. obowiązek informacyjny, a także poddać pod rozwagę potrzebę zamieszczenia klauzuli zgody na przechowywanie CV na potrzeby przyszłych rekrutacji. Kolejną istotną czynnością jest przegląd dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych oraz usunięcie lub anonimizacja dokumentów, które nie powinny się w nich znajdować- jak np. kserokopie dowodów osobistych. Ponadto, również względem pracowników powinien zostać spełniony obowiązek informacyjny, dzięki któremu pracownicy dowiedzą się nie tylko jakie uprawnienia im przysługują, lecz przede wszystkim, jaki jest zakres, cel i podstawa przetwarzania ich danych osobowych przez pracodawców. Powyższe, wśród branży TSL nabiera doniosłego znaczenia praktycznego między innymi z uwagi na przekazywanie danych kierowców czy to w celach wykonania zlecenia transportowego/spedycyjnego, awizacji, czy też pozyskiwanych danych o lokalizacji kierowców- odpowiednio skonstruowany obowiązek informacyjny uwolnić bowiem powinien kierowców od potencjalnych wątpliwości co do legalności przetwarzania ich danych. Ważną kwestią jest także przygotowanie upoważnień, które będą regulowały zakres dostępu konkretnych pracowników do określonych danych oraz sposób ich przetwarzania, a także odpowiedzialność za przestrzeganie wprowadzonych procedur bezpieczeństwa. Celem usystematyzowania wprowadzonych zmian oraz procedur zalecane jest przeprowadzenie instruktażowego szkolenia stanowiskowego dla pracowników, co potwierdzone zostanie zaświadczeniami o odbytym instruktażu.

Kolejnym istotnym z punktu widzenia przedsiębiorcy z branży TSL obowiązkiem nałożonym przez RODO jest weryfikacja zewnętrznych usługodawców. Zanim bowiem administrator przekaże dane osobowe do przetwarzania firmie zajmującej się księgowością, rozliczaniem czasu pracy kierowców, telematyką czy windykacją należności, powinien zweryfikować czy podmiot ten zapewnia przewidziane przez RODO standardy bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych. Następnie należy z takim podmiotem zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych, która powinna zostać zawarta w formie pisemnej lub elektronicznej. Umowa musi określać przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych, kategorie osób, których dane dotyczą, a także obowiązki i prawa administratora oraz procesora (podmiotu przetwarzającego).

Po dokonaniu analizy procesów przetwarzania danych wewnątrz przedsiębiorstwa, przeprowadzeniu inwentaryzacji systemu informatycznego, utworzeniu rejestru czynności przetwarzania, wprowadzeniu konkretnych procedur oraz środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiednią ochronę przy przetwarzaniu danych osobowych, czynności te należy usystematyzować w polityce ochrony danych oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym- stanowiącym kompleksowy dokument- lub dokumenty urzeczywistniające wprowadzenie w przedsiębiorstwie procesu ochrony danych osobowych.

Reasumując, RODO obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r., wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe w branży TSL powinny więc przygotować się do wymienionych powyżej obowiązków celem wypracowania adekwatnych procedur ochrony danych osobowych. Dlatego też, Kancelaria Transportowa LEGALTRANS oferuje swoją pomoc przy kompleksowym wdrożeniu procedur ochrony danych osobowych wraz z uwzględnieniem specyfiki przetwarzania danych w branży TSL oraz wypracowaniu indywidualnych rozwiązań prawnych, pozwalających na sprawną i bezpieczną realizację zleceń transportowych/spedycyjnych przy jednoczesnym zachowaniu najwyższych standardów współpracy z partnerami biznesowymi.