Zasada 1: Określ przejrzyste reguły płatności z każdym kontrahentem
Aby zaoszczędzić sobie kłopotów z pytaniami i nieporozumieniami jakie mogą pojawić się po otrzymaniu faktury przez Twojego klienta, powinieneś upewnić się wcześniej, czy Twoi kontrahenci są świadomi całkowitych kosztów realizacji zamówienia sprzedaży czy usługi. Pełną informację powinieneś przedstawić jeszcze przed rozpoczęciem realizacji zamówienia. Dobrze jest to zrobić poprzez pisemne uzgodnienie warunków płatności i realizacji zamówienia lub przynajmniej w formie poświadczenia warunków drogą emailową.Zasada 2: Dodaj niezbędne szczegóły i logo do faktur
Wystawione przez Ciebie faktury powinny jednoznacznie identyfikować Twoją firmę i jej markę. Wstawienie logo firmy na fakturze pozwoli ją szybko wyróżnić spośród stosu innych faktur jakie wpadają do Twojego kontrahenta, co mimo że trywialne, ma pozytywne efekty w komunikacji z kontrahentem, a w szczególnych przypadkach wpływa pozytywnie na terminy płatności.Dane na fakturze powinny również obejmować prosty system numeracji, co pomaga tak w płatnościach jak i w komunikacji w przypadku pytań o fakturę. Analogicznie warto abyś dodał czytelne i proste do wykorzystania dane kontaktowe - adres poczty elektronicznej i numer telefonu. Kluczowym jest ułatwienie Twojemu kontrahentowi kontaktu z Tobą jeśli tylko będzie miał jakieś pytania.
Pamiętaj też o czytelnie i wyraźnie zaznaczonym terminie płatności - to w końcu jeden z ważniejszych elementów zachowania płynności w Twojej firmie.
Zasada 3: Zautomatyzuj proces fakturowania
Zrezygnuj z procesu fakturowania w formie papierowej. Nawet jeśli wystawiasz tylko kilka faktur miesięcznie, proces elektroniczny oszczędzi Ci czas i zminimalizuje liczbę pomyłek, a kontrahent dostanie fakturę zdecydowanie szybciej. Niektórzy klienci wciąż wymagają wersji papierowej faktur, ale mimo to wysyłaj też wersję elektroniczną - w większości przypadków e-faktury są sprawniej i chętniej księgowane niż te zalegające na stosiku przyniesionym na biurko przez panią z recepcji. Ponadto dzięki korzystaniu z internetowych rozwiązań pozwalających na wystawienie faktury, możesz je wystawiać w dowolnym miejscu i czasie.Zasada 4: Nigdy nie czekaj z wysłaniem faktury
Pamiętaj o niezwłocznym wystawieniu faktury tuż po wykonaniu zlecenia. Każdy dzień zwłoki to dzień opóźnienia z otrzymaniem płatności, a i kontrahent (w przypadku którego odbiorca usługi powiązany jest bezpośrednio lub pośrednio z procesem płatności) słabiej pamięta usługę i mniej chętnie procesuje jej płatność.Zasada 5: Regularnie monitoruj płatności
Pamiętaj o tym, aby regularnie sprawdzać wpływy na swoim koncie bankowym. Nikt przecież nie zadba o Ciebie tak dobrze jak Ty sam. Monitoring płatności jest procesem dosyć żmudnym, szczególnie przy większej ilości faktur. W inviPay mamy na to metody, z których chętnie korzystają nasi klienci. Zawsze lepiej mieć więcej czasu dla siebie lub na rozwój firmy.Zasada 6: Szybko reaguj gdy kontrahent opóźnia się z płatnością
Jeżeli widzisz, że nie otrzymałeś płatności w terminie to nie wahaj się upomnieć o pieniądze. Nie ma nic złego w przypomnieniu klientowi o Twojej płatności. Kontaktuj się z klientem osobiście, przypominaj się drogą emailową, sms’ową i telefoniczną. Sprawdzaj efektywność częstotliwości kontaktu w kontekście płatności u danego klienta - na jednych działają jedne zasady, na drugich inne. Jeśli korzystasz z narzędzia do księgowości online - korzystaj z narzędzi, które zapewne są tam dostępne i wysyłaj przypomnienia o płatności.Zasada 7: Płynność ponad wszystko, czyli dodaj pomocnika
Wymienione wyżej metody mają w zaskakującej liczbie przypadków istotny wpływ na poprawę kultury płatniczej kontrahentów i minimalizują zatory płatnicze firm. W przypadku niektórych klientów jednak żadne zabiegi nie poprawią w znacznym stopniu Twojej płynności i nie zmienią ich kultury płatniczej. Obserwujemy w inviPay wiele takich przypadków wśród kontrahentów naszych klientów. Okazuje się jednak, że dodanie strony trzeciej, jaką jesteśmy w relacjach ekonomicznych naszych klientów, znacznie poprawia płynność procesów płatności poprawiając też relacje biznesowe firm.Zasada 8: Termin terminem, potrzeba potrzebą - wciśnij gaz z płatnościami
Termin płatności na fakturze to w najlepszym razie ten, w którym doświadczysz środków na Twoim koncie bankowym. Poprawa płynności przed terminem płatności jest możliwa dzięki narzędziom faktoringowym. Wśród naszych klientów obserwujemy stale rosnący wolumen faktur zlecanych do faktoringu. Przedsiębiorcy korzystający z naszych usług wskazują dwie istotne zalety poprawiania płynności mikrofaktoringiem inviPay - po pierwsze dynamiczne przyspieszenie płatności z tytułu wykonanej usługi, a po drugie możliwość koncentracji na biznesie a nie na monitoringu płatności, który nie jest w końcu domeną ich specjalizacji. Mikrofaktoring w inviPay stał się dla nich nie tylko narzędziem dbania o finanse, ale również o czas wolny lub ten dla rozwoju firmy.Po więcej porad związanych z opóźnionymi płatnościami zapraszamy do lektury ciekawych artykułów, które powstają w oparciu o obserwacje naszych specjalistów:
Co robić gdy klient opóźnia się z płatnością?
Jak reagować na najczęstsze wymówki klientów płacących po terminie?
