W niniejszej publikacji, postaramy się przedstawić najważniejsze kwestie, którymi powinien kierować się przedsiębiorca przy wyborze firmy zewnętrznej zajmującej się wykonywaniem ewidencji czasu pracy kierowców.

Tytułem wstępu: Zgodnie z art. 25 oraz 26d ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2012.1155, z późn. zm.) pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencje czasu pracy dla osób, które zatrudnia na podstawie stosunku pracy, lub które osobiście wykonują przewozy drogowe na jego rzecz w oparciu o inne umowy.

Trzeba wiedzieć, iż od poprawnie wykonanej ewidencji zależy bardzo wiele, a wręcz śmiało można stwierdzić, iż jest to jeden z głównych filarów dobrze prosperującej firmy transportowej. Prawidłowo wykonana ewidencja spowoduje wystąpienie wielu pozytywnych zjawisk, które w nieoceniony sposób będą skutkowały zapewnieniem bezpieczeństwa prawnego przedsiębiorcy transportowego.

Prowadząc prawidłową ewidencję między innym można uzyskać następujące korzyści:

1. Przedsiębiorstwo transportowe jest zabezpieczone przed roszczeniami kierowców w Sądach Pracy (najczęściej są to kwoty od 50 000 zł do 150 000 zł roszczenia od pojedynczego kierowcy– za okres 3 lat wstecz)
2. Przedsiębiorstwo transportowe jest zabezpieczone od kontroli ITD oraz PIP (możliwe kary wynoszą do 30 000 zł)
3. Przy wyliczaniu składników wynagrodzenia na terenie RFN, przedsiębiorstwo transportowe zabezpieczone jest od możliwości ukarania przez niemieckie organy kontrolne (przewidywane kary wynoszą 30 000-500 000 EUR)

W związku z powyższym widać wyraźnie, iż konsekwencje wynikające z powierzenia prowadzenia ewidencji niewłaściwemu podmiotowi mogą być bardzo dotkliwe, wobec tego przy wyborze firmy, której zlecamy wykonanie ewidencji czasu pracy kierowców należy zwrócić szczególną uwagę na następujące aspekty:

1. Czy firma zewnętrzna posiada doświadczenie i wiedzę niezbędną do wykonania ewidencji czasu pracy.

W celu poprawnego wykonania ewidencji czasu pracy potrzebna jest znajomość wielu aktów prawnych (krajowych i międzynarodowych) związanych z przedmiotową kwestią, jak również znajomość ich hierarchii. Dlatego ewidencja musi być wykonywana przez osoby z wykształceniem prawniczym posiadającymi wysoki stopień wyspecjalizowania w przedmiotowym zakresie. W przypadku problemów natury procesowej związanej z ewidencją czasu pracy ważne jest doświadczenie procesowe oraz sprawdzona taktyka procesowa. Kancelaria Transportowa LEGALTRANS nie tylko świadczy usługi polegające na wykonywaniu ewidencji czasu pracy, która jest prowadzona tylko przez prawników wyspecjalizowanych w Prawie Pracy. Kancelaria posiada również bardzo duże doświadczenie w reprezentowaniu przedsiębiorców transportowych przed Sądami Pracy. Na swoim koncie mamy wiele sukcesów związanych z następującymi typami roszczeń ze strony kierowców:

• o zapłatę wynagrodzenia,
• o ekwiwalent za urlop wypoczynkowy,
• o należności z tytułu godzin nadliczbowych,
• o należności z tytułu pracy w porze nocnej,
• o należności z tytułu dyżurów,
• o diety z tytułu podróży służbowej,
• o ryczałty za nocleg podczas podróży służbowej,
• za pracę w dni niedzielno-świąteczne.

2. Optymalizacja i racjonalizacja składników wynagrodzenia idąca w parze z poprawnie wykonaną ewidencją.

W związku z potrzebą zabezpieczenia przedsiębiorstwa na tę okoliczność na samym początku współpracy z daną firmą wdrażane są do przedsiębiorstwa sprawdzone konstrukcje prawne oraz optymalizacje, wielokrotnie ,,przećwiczone i sprawdzone’’ podczas rozpraw sądowych oraz w trakcie mediacji z kierowcami. Na samym początku wprowadzany jest specjalnie przygotowany regulamin pracy firmy transportowej, regulamin wynagradzania oraz specjalistyczne umowy regulujące stosunek pracy pomiędzy pracodawcą a kierowcą, które w zapewniają kierowcy oraz przedsiębiorcy wysokie poczucie bezpieczeństwa. Stosunek pracy jest regulowany w taki sposób aby kierowca otrzymywał wszelkie należne mu składniki wynagrodzenia, aby w ten sposób wykluczyć możliwe spory oraz zarzuty ze strony kierowcy przed Sądem Pracy. Co ważne nowy stosunek umowny jest korzystny dla obu stron oraz bardzo dobrze przyjmowany przez uczciwych kierowców oraz przedsiębiorców. W związku z możliwościami optymalizacyjnymi warto zwrócić uwagę na to czy usługa jest realizowane w oparciu o najkorzystniejsze rozwiązania, które dają nam przepisy. Bardzo często w swojej praktyce spotykamy się z firmami wykonującymi ewidencję, chcącymi przez wzgląd na optymalizację finansową stosować niedozwolone klauzule umowne, które w prosty sposób doświadczony pełnomocnik reprezentujący kierowcę może obalić przed Sadem Pracy.

3. Oprogramowanie na którym wykonywana jest ewidencja czasu pracy.

Istotną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę jest fakt, iż większość przedsiębiorstw świadczących usługi ewidencji czasu pracy korzysta z różnych programów do ewidencji czasu pracy kierowców. Bardzo często z powodów ekonomicznych wielu z nich decyduje na korzystanie z programów z niższej półki cenowej. W swojej praktyce Kancelaria Transportowa LEGALTRANS miała wielokrotnie możliwość pracy na różnych programach do ewidencji czasu pracy i na bazie tego doświadczenia można bez wątpienia stwierdzić iż najlepszymi programami są programy równolegle używane przez polskie oraz europejskie instytucje takie jak: ITD, BAG czy PIP. Pomijając bardzo duże możliwości tych programów w stosunku do konkurencji, najważniejszym argumentem za jest zwyczajnie fakt pokrywania się wyliczeń z wyliczeniami służb kontrolnych oraz organów administracyjnych, co bardzo usprawnia pracę w przypadku kontroli, oraz nie powoduje wszelkiego rodzaju rozbieżności pomiędzy wyliczeniami.

4. MILOG oraz nadinterpretacje przepisów.

Warto wspomnieć o tym aspekcie spędzającym wielu przewoźnikom sen z oczu. W ostatnim czasie pojawia się wiele, często bardzo skrajnych opinii dotyczących obowiązków ewidencyjnych wynikających z wprowadzonej w Niemczech ustawy o płacy minimalnej. Część podmiotów wykonujących jako podwykonawcy ewidencje czasu pracy proponuje ,,rewolucyjne’’ rozwiązania mające na celu zabezpieczenie przedsiębiorstwa oraz optymalizacje systemu wynagradzania. Natomiast do chwili przyjęcia oficjalnego modelu postępowania przez organy administracji niemieckiej oraz KE należy przyjąć daleko idąca wstrzemięźliwość od nadinterpretacji przedmiotowej kwestii związanej z zaliczaniem należnych składników wynagrodzenia mogącymi wchodzić w skład płacy minimalnej. Równocześnie spotykamy się z próbami wszelkiego rodzaju zmian związanych ze stosunkiem pracy w związku z przedmiotowym zagadnieniem, który w naszej ocenie pod pewnymi warunkami może skutkować jeszcze większymi problemami w przypadku potencjalnej kontroli. Na chwilę obecną istnieją jedynie dwa bezpieczne sposoby rozliczania składników wynagrodzenia.

5. Odpowiedzialność oraz polisa ubezpieczeniowa.

Trzeba pamiętać, że ewidencja wykonywana jest przez człowieka, a ten nigdy nie jest nieomylny. Ewidencja czasu pracy to bardzo duża odpowiedzialność. Efekty błędnie prowadzonej ewidencji mogą być często katastrofalne dla przedsiębiorcy transportowego. Dlatego też bardzo ważne aby przy podejmowaniu wyboru, zapytać firmę świadczącą usługę ewidencji o polisę ubezpieczeniową. Kancelaria Transportowa LEGALTRANS przez szacunek dla swoich klientów oraz dbałość o ich bezpieczeństwo dysponuje Polisą ubezpieczeniową na kwotę 100 000 EUR w przypadku wystąpienia błędów związanych z wykonywaniem zawodu. Każda Kancelaria Prawna jest ponadto zobligowana dodatkowo posiadać obowiązkowe ubezpieczenie. Tego obowiązku nie muszą spełniać zwykłe podmioty wykonujące przedmiotową usługę i z doświadczenia wiemy, iż w przeważającej liczbie przypadków tego ubezpieczenia nie posiadają. Przez wzgląd na interes przedsiębiorcy transportowego warto nie pominąć tejże kwestii. Co ciekawe właśnie przez wzgląd na dużą odpowiedzialność związaną z wykonywaniem ewidencji czasu pracy, coraz więcej przedsiębiorców wykonujących do tej pory ewidencję przez pracownika zatrudnionego w przedsiębiorstwie, decyduje się na obsługę firmy zewnętrznej w tym zakresie. Dzieje się tak z tego powodu, iż pracownik najczęściej odpowiada jedynie do trzykrotności swojego wynagrodzenia, co w żadnym stopniu nie może rekompensować przedsiębiorcy szkód wynikłych z tytułu źle prowadzonej ewidencji. Wygodnym rozwiązaniem jest więc outsourcing tej usługi na firmę zewnętrzną pod warunkiem spełnienia powyższego wymogu związanego z przejęciem pełnej odpowiedzialności.

6. Oprócz ewidencji - szeroka oferta prawna skierowana dla firm transportowych.

Nie jest sztuką zatrudnić sztab ludzi. Prawdziwą sztuką jest natomiast mieć pod ręką wyspecjalizowanych Prawników, którzy mogą równolegle pomóc w bardzo szerokim zakresie problemów, które na co dzień dotykają przedsiębiorstwo transportowe. Doświadczenie, skuteczność oraz znajomość branży związanej z transportem, spedycją i logistyką to największe atuty Kancelarii Transportowej LEGALTRANS. Dzięki doświadczeniu w obsłudze przedsiębiorstw transportowych, udało nam się wypracować szereg optymalnych rozwiązań prawnych, doskonale sprawdzających się w obecnym stanie prawnym oraz aktualnej sytuacji na rynku transportowym. Za pomocą specjalnie przygotowanej i dostosowanej palety usług prawnych dołączonej do ewidencji czasu pracy – zapewniamy najwyższe możliwie standardy obsługi prawnej skierowanej dla przedsiębiorcy transportowego. Dodatkowo w ramach ewidencji:

• Gwarantujemy gotowość zapewnienia zastępstwa procesowego oraz doradztwa pranego w sprawach związanych z prawem transportowym. (głownie postępowanie administracyjne, kontrole służb oraz organów kontrolnych)
• Gwarantujemy gotowość zapewnienia usług zastępstwa procesowego oraz doradztwa prawnego w sprawa z zakresu Prawa Przewozowego oraz Konwencji CMR, pomagając w ten sposób rozwiązać wszelkie spory z kontrahentami, zarówno na etapie sadowym oraz przed sadowym.
• Zapewniamy doradztwo prawne związane z windykacja transportową, posiadając w tym zakresie bardzo duże doświadczenie. Mediacje z wierzycielami oraz dłużnikami to niewątpliwie nasza mocna strona. Doradzamy w sytuacjach, w których kontrahenci są zagrożeni upadłością, starając się jak najefektywniej ochronić interesy obsługiwanego przedsiębiorcy. Ponadto uczestniczymy w transakcjach na aktywach niewypłacalnych dłużników lub dłużników zagrożonych upadłością.
• Kancelaria Transportowa LEGALTRANS świadczy równolegle pomoc w zakresie negocjacji, zawierania i skutecznego zabezpieczenia różnego rodzaju umów w obrocie gospodarczym tj. projekt umowy, negocjacje, ogólne warunki współpracy, zabezpieczenia realizacji umów itp. Posiadamy bardzo duże doświadczenie w sporządzaniu specjalistycznych umów i dokumentacji dla branży transportowej, które w trakcie współpracy indywidualnie sporządzamy dla przedsiębiorcy korzystającego z umowy ewidencji czasu pracy. Są to m. in: – umowy samozatrudnienia,– umowy zlecenia – umowy spedycji – umowy przewozu - OWS, - OWP oraz wiele innych.
• W ramach ewidencji szkolimy również w miarę potrzeb klienta - kadrę przedsiębiorstwa oraz kierowców zatrudnionych w przedsiębiorstwie transportowym w bardzo szerokim zakresie aktów prawnych związanych z wykonywaniem zawodu przewoźnika drogowego. Uczymy kierowców obsługi tachografu, postepowania podczas kontroli oraz wiele innych…
• W ramach ewidencji prowadzimy również usługę alarmu prawnego dotyczącego zmiany przepisów dotyczących transportu.
• W ramach ewidencji prowadzimy również stały controling dokumentacji przedsiębiorstwa oraz prowadzimy cykliczne wyrywkowe audyty dokumentacji.
• W ramach ewidencji zapewniamy również doradztwo prawne na terenie całej Unii Europejskiej w zakresie wszelkich problemów spotykających przewoźników za granicami naszego kraju. Począwszy od kontroli drogowych przez aresztowanie pojazdów, windykacje międzynarodową, przemyt, a skończywszy na szkodach transportowych oraz sprawach sądowych. Świadczenie tak szerokiej usługi jest możliwe dzięki posiadaniu siatki kancelarii partnerskich na całym terenie UE. Kancelarie partnerskie są wyspecjalizowane w obsłudze przedsiębiorstw transportowych oraz uprawnione do reprezentowania naszych klientów jako zawodowi zastępcy procesowi przed sądami powszechnymi krajów UE, w których posiadają swoje siedziby, co czyni naszą ofertę jeszcze bardziej rozbudowaną i konkurencyjną oraz nie posiadającą swojego odpowiednika.

Kancelaria Transportowa LEGALTRANS Sp. z o.o. NIP 678-314-06-76 REGON 122224943 KRS 0000395357 ; Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieście w Krakowie

Strona Internetowa:
www.kt-legaltrans.pl

Aby dowiedzieć się o szczegółach współpracy,
zadzwoń do nas pod numer:

531 560 920 - Współpraca / Ewidencja czasu pracy kierowców
531 560 930 - Kontrole Urzędów
531 560 940 - Prawo pracy / Regulaminy/ Czas pracy kierowców
531 560 950 - Prawo przewozowe / Windykacja transportowa

Kontakt mailowy: kancelaria@kt-legaltrans.pl