Regulamin
Ogólnopolskiej Konferencji Transportowej
Co czeka branżę transportową w  2018 roku?

Słowniczek pojęć:

• Formularz zgłoszeniowy: formularz on-line, dostępny na stronie https://etransport.pl/ za pomocą którego dokonuje się zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji
• Konferencja: Ogólnopolska Konferencja Transportowa "Prawo transportowe i bezpieczeństwo w Europie", która odbędzie się w dniach od 2018-01-15 do 2018-01-16
• Organizator:
  • Kancelaria Transportowa KOBEN Spółka z o.o.
  • NoveKonferencje Sp. z o.o.
• Partner: partner biznesowy Organizatorów, prezentujący swoje usługi podczas Konferencji
• Uczestnik: właściciel, wspólnik, udziałowiec lub pracownik Zgłaszającego, który został zgłoszony do udziału w Konferencji
• Zgłaszający: osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, prowadząca działalność gospodarczą w zakresie transportu, delegująca Uczestnika lub Uczestników do udziału w Konferencji

§ 1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników i Partnerów Ogólnopolskiej Konferencji Transportowej "Prawo transportowe i bezpieczeństwo w Europie", której organizatorami są:
   • Kancelaria Transportowa KOBEN Spółka z o.o. z/s w Bielsku-Białej, przy al. Armii Krajowej 220, 43-316 Bielsko-Biała, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bielsku-Białej pod numerem KRS 0000463710, NIP: 547-214-65-93, Regon: 243274930
   • NoveKonferencje Sp. z o.o. z/s w Inowrocławiu, przy ul. Stanisława Wachowiaka 9/12, 88-100 Inowrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy pod numerem KRS 0000675551, NIP: 556-276-84-24, Regon: 367142431. Reprezentująca portal etransport.pl na podstawie umowy z Novemedia Ltd.
2. Konferencja zorientowana jest przede wszystkim na przekazanie Uczestnikom wiedzy merytorycznej na temat obowiązującego w dniu Konferencji stanu prawnego w zakresie transportu międzynarodowego, zgodnie z programem Konferencji.
3. Program Konferencji dostępny jest na stronie https://etransport.pl/
4. Udział w Konferencji, w tym poczęstunek (bufet kawowy oraz lunch) jest bezpłatny, z zastrzeżeniem postanowień §4.
5. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu oraz Regulaminu Hotelu, w którym organizowana jest Konferencja. Regulamin Hotelu dostępny jest na stronie internetowej https://etransport.pl/. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za nieprzestrzeganie postanowień Regulaminu Hotelu przez Uczestnika.

§ 2 Zgłoszenie udziału

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest zgłoszenie udziału za pomocą formularza zgłoszeniowego i akceptacja Uczestnika przez Organizatorów.
2. Formularz zgłoszeniowy wypełnia Zgłaszający, wskazując maksymalnie dwóch Uczestników. Dane wskazane przez Zgłaszającego muszą być poprawne oraz zgodne ze stanem rzeczywistym. Zgłaszający zapewnia, że Uczestnicy wyrażają zgodę na udział w Konferencji oraz przetwarzanie ich danych osobowych w zakresie wskazanym w § 5. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za podanie danych nieprawdziwych lub niezgodnych ze stanem rzeczywistym, jak również za wskazanie Uczestnika do udziału w Konferencji bez jego zgody.
3. Wypełnienie i przesłanie formularza zgłoszeniowego oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu i jest równoznaczne z chęcią zawarcia umowy pomiędzy Zgłaszającym a Organizatorami, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz formularzu zgłoszeniowym.
4. Zgłoszenie udziału w Konferencji powinno zostać dokonane nie później niż 7 dni roboczych przed datą rozpoczęcia konferencji.
5. Zgłoszenie udziału jest rozpatrywane przez Organizatorów. Organizatorzy mają prawo odmówić udziału w Konferencji, w szczególności w sytuacji gdy przekroczona zostanie liczba miejsc, wskazanych zostało więcej niż dwóch Uczestników lub Zgłaszający nie świadczy usług transportowych.
6. Akceptacja zgłoszenia następuje przez wysłanie przez Organizatorów wiadomości elektronicznej, nie później niż w ciągu 2 tygodni od dnia zgłoszenia, stanowiącej potwierdzenie udziału oraz potwierdzenie zawarcia umowy na warunkach wskazanych w niniejszym Regulaminie oraz formularzu zgłoszeniowym.
7. W dniu konferencji Uczestnik obowiązany jest potwierdzić swoją obecność. Uczestnik otrzymuje identyfikator oraz materiały konferencyjne, na które składają się materiały Organizatorów oraz Partnerów Konferencji.

§ 3 Uczestnictwo w Konferencji

1. Uczestnik obowiązany jest do bezwzględnego przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu oraz Regulaminu Hotelu, w którym odbędzie się Konferencja.
2. Organizatorzy mają prawo wyprosić Uczestnika z Konferencji w przypadku nagannego zachowania lub zakłócania przebiegu Konferencji.
3. Organizator może rejestrować przebieg Konferencji (sesja fotograficzna, filmowanie), na co Uczestnik oraz Zgłaszający wyrażają zgodę, a w szczególności na wykorzystanie ich wizerunków. Odmowa wykorzystania wizerunku powinna zostać zgłoszona Organizatorom nie później niż w ciągu dwóch dni po zakończonej Konferencji.

§ 4 Płatności

1. Udział w Konferencji jest bezpłatny, z zastrzeżeniem postanowień niniejszego paragrafu.
2. Organizatorzy zapewniają bezpłatnie, na własny koszt, poczęstunek w formie bufetu kawowego oraz lunchu (katering). Organizatorzy nie zapewniają bezpłatnego noclegu, kosztów przejazdu oraz innych kosztów, które mogą powstać w związku z uczestnictwem w Konferencji. Uczestnik może wykupić nocleg w Hotelu, w którym organizowana jest Konferencja, na zasadach obowiązujących w tym Hotelu.
3. Na hasło: "Konferencja" Uczestnik może otrzymać zniżkę na nocleg. Organizatorzy zastrzegają, że pula zniżek przyznanych przez Hotel jest mniejsza niż liczba Uczestników i może zostać ona wyczerpana.
4. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji lub niestawiennictwa na Konferencji, Zgłaszający zostanie obciążony kosztami kateringu, o którym mowa w ust. 2, wynoszącymi 400 zł netto, powiększonymi o obowiązującą stawkę podatku VAT, za każdego nieobecnego Uczestnika. W przypadku stawiennictwa Uczestnika tylko w jednym dniu Konferencji, Zgłaszającymi zostanie obciążony kosztami kateringu, wynoszącymi 200 zł netto, powiększonymi o obowiązującą stawkę podatku VAT. Płatność winna zostać dokonana w terminie 7 dni od daty wysłania przez Organizatorów noty obciążeniowej.
5. Zgłaszający jest uprawniony do zmiany Uczestnika, nie później niż w terminie 2 dni roboczych przed datą rozpoczęcia konferencji. Zgłaszający nie jest uprawniony do zmniejszenie liczby Uczestników wskazanych w wypełnionym i przesłanym formularz rejestrowym.

§ 5 Ochrona danych osobowych

1. Wszystkie dane osobowe wskazane przez Zgłaszającego podawane są dobrowolne, jednak odmowa ich podania uniemożliwia wzięcie udziału w Konferencji.
2. Zgłaszający oświadcza, że wskazany przez niego Uczestnik (lub Uczestnicy) wyrazili zgodę na udział w Konferencji oraz na przetwarzanie ich danych osobowych.
3. Dane osobowe Uczestników oraz Zgłaszających przetwarzane są w celach związanych z organizacją Konferencji.
4. Odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych jest spółka NOVEMEDIA LTD właściciel portalu https://etransport.pl/. Uczestnikom oraz Zgłaszającym przysługuje prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz ich poprawienia.
5. Uczestnicy oraz Zgłaszający wyrażają zgodę na udostępnienie listy Uczestników oraz Zgłaszających, zawierających w szczególności imię i nazwisko Uczestnika oraz jego funkcję, dane Zgłaszającego, w tym adres siedziby, adres e-mail, numer telefonu, Partnerom Konferencji.
6. Zgłaszający wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych w celach marketingowych przez Organizatorów oraz Partnerów Konferencji. Jeżeli Zgłaszający nie wyraża zgody na przetwarzania danych w celach marketingowych, winien o tym niezwłocznie powiadomić Organizatorów.

§ 6 Reklamacje

1. Reklamacje Uczestników oraz Zgłaszających mogą zostać dokonane w formie pisemnej na adres Organizatorów lub pocztą elektroniczną: konferencja@novekonferencje.pl, nie później niż w ciągu trzech dni od daty zakończenia Konferencji. Reklamacje zgłoszone w terminie późniejszym nie będą rozpatrywane.
2. Reklamacje zostaną rozpatrzone w ciągu 14 dni od daty ich otrzymania.

§ 7 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany programu Konferencji oraz do zmiany niniejszego Regulaminu. O każdej zmianie Regulaminu Zgłaszający zostanie poinformowany niezwłocznie. Jeżeli Zgłaszający nie akceptuje postanowień zmienionego Regulaminu, powinien o tym poinformować Organizatorów w ciągu 7 dni od daty otrzymania informacji o zmianie Regulaminu pod rygorem przyjęcia, że na zmianę wyraża zgodę.
3. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do przełożenia terminu Konferencji lub jej odwołania z przyczyn od nich niezależnych.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 15 czerwca 2017 r.